下面是小编为大家整理的2022年办公室工作培训讲稿:如何高质量办会,供大家参考。
办公室工作培训讲稿:如何高质量办会
有一年,我市“两会”期间举行人大代表、政协委员党员代表大会,我以为这类会议是常规会议,就没有在会前检查会务工作。会议一开始,看到主持领导离开座位走到报告席去主持,我就慌了。原来,在主持领导面前没有摆放话筒。紧急之下,我请服务员立即把一个无线话筒放在主持领导面前。会后,我向主持领导作了认真的检讨,同时,举一反三进行整改。这件事告诉我,办会是各类办公室的最基本职能之一。从事会务工作,要在会前、会中、会后上下大功夫,以专业化水平、细而又细精神把每个会办成精品。
一、会前是关键
办会水平体现在会前、会中、会后。会前是做好会务工作的重中之重,要把更多的功夫花在会前,着力抓谋划、抓筹备。具体要做好以下几项工作:
一要精心谋划会议方案。会议方案是会议准则,是会议开始筹备的第一项工作。起草会议方案之前,要了解领导召开这次会议的意图、目标和要求。在此基础上,明确会议方案以下几个元素:
1、会议的时间和地点。时间要合理设定,方便与会人员和会务工作。如无特殊情况和要求,大型会议尽量不要安排在星期一。会议时间原则上不要与上级会议活动冲突。可提前问问上下左右:上级有没有会议安排,下级有没有非举行不可的重大集中安排,同级有没有自身已有的会议活动安排。地点一般应安排在本机关或本单位的会议室,如无特殊需要,本着节俭原则,尽量不要安排在宾馆。
2、会议的议程。会议议程要根据会议性质、内容来确定,不同的会议有不同的议程。一般来说,特大型会议如党代会、人代会、政协会及其他组织的换届大会,主要议程为预备会议、全体会议作相关报告、分组讨论审议、民主选举、闭幕式等。大型会议如各级党委的***、综合性的年度工作会议等,主要议程为主要领导作主报告、分组讨论、会议小结等。工作总结、部署、动员 当前隐藏内容免费查看的会议,主要议程为表彰颁奖(如动员部署性质的,则没有这项内容)、交流发言、主要领导讲话等。研究决策类的会议如各级党组织的常委会、各级政府的常务会议则根据提请研究审议或听取汇报的议题,确定会议议程。
3、会议的参加对象。会议对象决定着会议的方向。谁参加会议,事关政治格局变化,事关工作需要,事关政治待遇,应由会议的内容、议事规则和规模来决定。该参加的一个都不能少,不该参加的一个都不能多。谁出席、谁列席、谁旁听,要十分明确。例某地召开领导干部会议,因驻京办事处来回要化不少时间,且会议内容与驻京办事处关系不大,办公室便没有列为会议对象。事后,驻京办事处主任知道后,专门就此事写信向领导反映,办公室受到领导的批评。
4、会议的主报告人、主持人、交流发言人、主席台人员。一般一个会议一个主报告人。确需安排两个报告人的,应有主次之分,不可平分秋色,都作为主报告人。主报告人一般由机关或单位的主要领导或分管领导担任。主持人一般由班子排名第一的副职、分管领导或其他相关领导担任。交流发言人视情确定,一般控制在5人为宜,不要少于3人,也不要多于8人,如多于8人,会拉长会议时间,特殊需要除外。主席台人员根据会议性质和规模确定,党代会、人代会等特别重要且规模很大的换届大会,应是主席团成员及其他相关人员。其他会议的主席台人员或为班子成员,或为几套班子主要成员,或为党委书记、副书记、行政主要领导和分管领导,甚至有的会议就仅主要领导一人,集主报告、主持、主席台人员为一身。
5、会议筹备要求。明确会议主报告、交流发言材料、主持词、小结讲话、会议指南等文字材料的准备单位、提交时间。明确会议统筹、会场布置、后勤保障的承办单位。明确会议宣传报道的新闻单位。明确医疗卫生、应急安全等其他会务的相关责任单位。明确会务组的分工及责任人等等。
会议方案是会议筹备工作的第一步,是把会议办成精品的顶层设计,一般要由各级办公室专事会务的同志起草。会议方案不同于会议通知,总的要求是各类元素要齐全,会务要求要周到、具体、清楚、可操作,文字要简洁、干净,切实做到细致、精致。
二要做好会议协调和通知。无论是大型会议还是一般性的会议都必须明确会议的统筹协调单位。统筹协调单位是办好会议的灵魂。一些会议之所以出现这样、那样的问题,就是因为会议没有一个明确的统筹协调方。一般来说,由机关或单位主要领导参加的会议,所在的办公室要担任会议统筹协调的责任。具体工作是:1、统筹会议方案的起草。2、综合协调会议方案落实,特别是要协调好相关领导在会议中所做的事项。例某县召开农村工作会议,主持人宣布请某领导宣读表彰决定,可某领导没有在会前接到过通知,手头没有宣读文件,多亏旁边领导恰好带了一份表彰文件才救了急。3、指导检查各项会务。4、及时向领导请示汇报,解决办会过程中出现的一些问题和困难。
会议通知就是命令,容不得半点差错。如何把会议通知发下去也有时间讲究。通知下发要慎重。要把好节奏和火候,适时下发通知,如果离会议还有较长的时间,不要急于下发,可以“让子弹飞一会儿”,但也不要在会议即将召开时才匆匆下发。例某市有次召开经济工作会议,因各种原因,召开时间调整了好几次,下面的同志很有意见,损害了办公室的形象。一时不能确定会议日期,可以发预备通知,以利下面单位有所准备、合理安排。下发的通知要有报名回执。可以及时收集与会人员的信息,为会场布置、后勤保障等各项会务工作提供基础性条件。也可针对请假情况,作出准确的应对。通知要确保到位,特别是对临时性的会议通知,要再三确认,防止出现漏通知现象的出现。例某地召开电视电话会义,按要求设了分会场,与会部门领导都到了,但一个省属部门主要领导却没有到,联系对方,答复没有接到会议通知。原因是一开始打电话给对方,对方没有接。工作人员后来忘记再给他打,所以没有通知到位。
三要像绣化一样布置会场。布置会场是会务工作的重头戏,集中体现着办会的专业化水平。
1、选择合适的会场。会场室大小要适合,正好与会议规模相匹配。参加的人少,不要用过于空荡的会议室。如没有条件,要把会议室用窗帘等加以阻隔。参加的人多,要最大限度地利用空间,通过加桌椅等办法,尽量使会场容纳所有与会者。会议室功能要齐全,供水、供电、空调、音响等必要的设施要运转正常,洗手室、休息室等要完好无损。进出门开闭要正常,应急通道要顺畅。
2、精心设计会场布局。会场布局是根据会议室建筑形态,对会场的桌椅进行合理安排。我国各地各单位的会议室布局一般采取教室式、对坐式、圆桌式、长方形式、主席台式、总分式。具体应用哪一种形式作为会场布局,应从会议的主题、规模、参加对象、主席台人数出发,选择最合适的会场布局。
3、合理编排与会人员席位。编排座位图要依与会人员职务高低排列(职级不享受政治、工作待遇,不作为排列的依据)。原则上职务高的在前,低的在后,同级别的班子成员按党委、人大、政府、政协的顺序排列,同级别的部门领导按先党委部门、后政府部门、再事业单位、企业单位的顺序排列。上级、兄弟地区或单位的人员与本地本单位的同级人员共同参加会议,应按先上级后本级、先职务高后职务低的原则排列。对邀请的上级单位或兄弟单位来宾,不一定非得按职务高低来排,上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在适当位置就座。如***考虑特殊情况,与会人员要发言、领奖、签订责任状等,应安排在靠前靠边的位置。对会议特别邀请的人士如德高望重的老同志、企业家等,在席位安排上适当靠前。领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左边,3号领导在1号领导右边。领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左边,3号领导依然在l号领导右边。席位牌要摆得适当,不能太宽太窄。有的领导太胖席位牌就会掉,准确的摆法是大拇指贴着桌沿,要拉一根线,摆齐席位牌。
4、简化会场布置。坚持庄重、严肃、简洁、朴素的原则,符合会议主题,避免奢华装饰。座位卡、文件、水杯等要整齐摆放。会场外不悬挂欢迎横幅,不摆放鲜花绿植。每个会场要提前一天完成布置工作。
四要进行会前演练和会务检查。会前演练可以发现问题,及时改进,更好地落实会议方案。会务人员应在会前提前熟悉会务工作全部内容和流程,对特大型、大型及特别重要的会议,采取多种形式进行会前演练,特别是要演练主持、讲话、发言、颁奖、签协议等环节。会务检查要按照提前一天、提前2个小时的要求进行。有句顺口溜:“领导没坐我先坐,看看位置错不错。领导没讲我先讲,听听话筒响不响”,这形象地反映了会务人员要认真检查,一个差错都不放过。会务检查的重点是:会标、灯光、空调、座位编排、文稿准备、资料及会议用品摆放、音响调试、主席台桌椅、话筒、茶杯、休息室、引导领导入场线路等易发生差错的各项细节问题。对发现的问题要及时请示汇报,及时处理解决。例某市召开人代会,大会工作人员开始以为会场经常用、灯光应没有问题,结果检查发现,电视摄像拍主席台时,画面变成了阴阳脸,原因是礼堂的主席台灯光刚改用了LED灯,检查人员及时向领导汇报,协调后勤部门,妥善解决了这个问题。
五要提前到位。***同志曾指出“例如召开地县重要工作会议,办公室同志要提前到位,尤其是办公室主任、会议记录人员、勤杂事务人员一定要先到场做好会前准备工作。”(注3***著《摆脱贫困》福建人民出版社)大型会议会务人员要提前1小时到位,办公室主任要提前半小时到位,可以避免不应有的错误。例某市召开市委理论学习组学习会,办公室主任发现领导排序错了。工作人员告诉他,有一位领导临时有急事请假,因已有与会人员入场,席位牌不好再动。主任当即边向与会人员说明情况,边与工作人员迅速调整席位,赶在主席台领导就坐前,完成了了席位调整工作,避免了一次说大不大、说小不小的错误。要抓住会前关键的三十分钟,做好以下几件事:一是再次检查各项会务工作。二是做好领导进入休息式、主席台的引导工作。三是组织与会人员有序入场、签到、就坐。四是及时处理有可能影响会议顺利进行的各类问题。五是播放会议纪律提示。
二、会中绷紧弦
会场一分钟,弦绷六十秒。会议开始,不等于会务结束。办公室会务人员必须集中精力,全力保障会议顺利进行。
一是死死盯住会场。往往差错和事故都是在办公室会务人员以为万事大吉时发生的。因此,会务人员决不能离开会场。一般性的会议要保证至少有一名会务人员在会场,特大型会议在会场前后左右要安排四名会务人员。会务人员除了听会之外,要时刻观察会场状况,一旦有情况,及时处理。如某市召开公安工作会议,在进行大会交流发言时,主席台领导突然走了下来。因为会场没有办公室工作人员,他就走到外面,给办公室主任打电话。原来领导把修改过的讲话稿忘记在办公室了,主席台上虽有一份印刷稿,但没有他自已加的观点和例子,所以他想请会务人员把讲话稿从办公室拿来,但找不到人,只得给办公室主任打电话。主任接了领导电话后,立即派人把稿子送到领导手里,同时对没有紧盯会场的工作人员进行了批评。
二是及时处理突发事件。天有不测风云,会有尴尬瞬间。会场经常会出现一些意想不到的事故或事件。特别是大型会议经常状况频出。作为会议工作人员要每逢大事有静气,及时处置,防止发生连锁反映,影响会议顺利进行。
例1、某市召开一个小型的汇报会。领导讲话时,周边的人可以听见,但坐在后面的人听得很吃力。原来领导的话筒没有打开。工作人员立即上前打开话筒。
例2、某区领导率党政代表团到外地考察,在参加座谈会时,办公室同志给了他一份对方出席会议的名单。区领导一看心里着急,原来对方领导的姓很冷僻,他抬眼看了下办公室同志,指指名单。办公室同志迅速反映过来,查了手机百度,立即拿来一份新的注了拼音的名单。
三是管好会议纪律。会风影响会场气氛和会议效果。会务人员要严肃会议纪律,要提醒与会人员不要在会议进行时随便走动、不要交头接耳,不要接听手机,要制止开小差、玩手机、做挖鼻孔、抖脚等各种举止不雅的小动作。
三、会后不放松
会议结束不等于会务结束。会后工作也是把会议办成精品的重要组成部分。重点要做以下几件事:
一是高质量把关会议新闻报道。会议新闻虽然是宣传部门和新闻单位的工作,但办公室也必须抓在手里。对会议报道的内容,要与记者及时沟通,防止该报道的没有报道,不该报道的却报道了。有些跟会记者为了赶播出时间,往往会议还没结束就带着事先准备的领导讲话稿离开了,这样领导讲的他没记录,讲话稿有的内容很可能领导没有讲,往往会议新闻会出现断章取义、张冠李戴现象,这就需要对会议报道进行必要的审核。
二要高标准撰写会议纪要。有些研究工作的会议需要形成会议纪要。办公室同志要在会议一结束就抓紧起草会议纪要,尽快把会议纪要送领导审定签发。同时要坚持事不过夜,及时讲会议记录整理出来。
三要高效率落实会议决定。该下发的会议讲话要及时下发,该上报的信息要及时上报,对于会议形成的任务举措,办公室同志要抓执行,抓督促检查。此外,还要做好会议总结工作,形成会议全部档案。