篇一：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
公司文件管理办法
为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
管理原则
1.1行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。
1.2公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
基本要求
2.1各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司《内部文件及档案管理的制度》。
2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。
内部文件
3.1文件起草
需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。
3.2文件审核
各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。
行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发
文件形成后，由董事长或总经理签发。
行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
外来文件
外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
业务流程
5.1文件管理业务流程分为收文和发文。
5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；
5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
5.2发文程序与要求
拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。
5.2.1拟稿
①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
5.2.2审核
①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②行政人事部复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
③董事长或总经理审核
董事长或总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。
5.2.3会签
需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
5.2.4签发
文稿经审核（须经会签）后,送总经理或董事长审定批准签发。
5.2.5复核
公司级文件正式印刷（打印）前，行政人事部应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
部门内文件由各部门制定人员复核。
5.2.6印刷（打印）、用印、分发
①签发后的文件由行政人事部按《内部文件及档案管理的制度》对文件正式编号、印刷（打印）。印刷（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
②印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;
③公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。
以公司名义发出的文件，底稿与正本1份由行政人事部收存备查。
文件打印后,由行政人事部负责分发并检查落实情况。
5.3收文程序与要求
收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5.3.1文件签收
凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由行政人事部前台文员登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。
5.3.2文件登记编号
（1）收到上级或平级文件后应及时附上
“外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
（3）收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
5.3.3审核
（1）各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。
（2）涉及上报董事长、总经理事项，行政人事部还应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。
5.3.4拟办
（1）凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（2）
一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。
（3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
5.3.5批办
（1）为加速文件运转，各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。
5.3.6承办
（1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。
（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。
（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
5.3.7催办
（1）经过行政人事部送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，行政人事部负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。总经理助理或董事长助理对文件负有催办检查督促的责任。
（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。
文件归档
6.1文件办完后，应按照公司有关档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的文件。不具备归档和存查价值的文件，经行政人事部鉴别并经文件起草部门及行政人事负责人批准，可以销毁。
6.2归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。
6.3工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
6.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
6.5文件的归档范围
6.5.1凡下列文件统一由行政人事部负责归档：
①上级部门来文，包括总公司对公司报告、申请的批复；
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等；
③中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录；
④公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
⑤参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；
⑥上级部门领导来公司检查、视察工作的报告、指示记录，以及公司进行汇报的提纲和材料；
⑦反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；
⑧公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6.5.2业务部门日常工作中形成的项目活动资料，日常由各业务部门负责立卷归档，每年按《内部文件及档案管理的制度》定期移交行政人事部归档。
6.5.3联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的文件副本，每年按《内部文件及档案管理的制度》定期移交行政人事部归档。
7文件传递规定
7.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政人事部。阅批文件一般不得超过2天，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政人事部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
篇二：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
公司档案管理办法
总则
第一条
目的为了加强公司的档案管理，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条
定义
本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、分析报告、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条
管理原则
公司的档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
办公室负责档案工作的统一管理，各部门负责本系统的档案管理。
第四条
适用范围
本规定适用于公司的各部门、下属公司(事业部)。
第二章
档案管理机构及其职责
第五条
档案管理：
（一）公司及各部门、员工都有保护档案的义务。
（二）坚持部门收集、管理文件材料制度：各部门均应指定专(兼)职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知办公室档案管理人员。
（三）由各部门负责的档案资料，在每年2月份之前，须将上一年的档案移交到办公室管理
（四）凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
（五）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第六条
档案管理的职责划分
办公室负责档案的综合管理，各部门负责本系统的档案管理：
（一）办公室（总裁办公室、事业部综合管理部、下属公司办公室）职责：
1.
负责整个公司档案管理制度的建立健全；
2.
负责办公室权限范围内档案的接收、整理、立卷、保管、借阅管理工作；
3.
负责指导监督各部门的档案管理工作；
4.
负责对各部门档案管理人员的培训；
5.
负责对各部门的档案管理工作进行考核；
6.
负责收集档案管理的先进技术、科学手段，逐步改善现行的档案管理方法和手段，逐步实现档案管理现代化。
（二）各部门及部门档案管理人员职责：
各部门负责本系统的档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管、借阅、交接等工作。
部门档案管理人员职责：
1.
了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部
门职责范围内的文件材料。
2.
认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的2月份前应将归档文件材料归档完毕，并向办公室档案员办好交接签收手续。
3.
承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并按规定办理临时借用文件材料登记手续。
（三）各位员工
公司的每位员工都有责任将自己范围内的档案资料按规定及时送交相关档案管理人员，并有义务保护公司档案。
第三章
档案管理
第七条
归档的范围
（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
（四）本公司的请示与上级机关的批复。
（五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。
（六）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
（七）信访工作材料。
（八）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（九）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
（十）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
（十一）
本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（十二）
反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料、物资采购信息等。
第八条
步骤：
档案管理的步骤分为收集、整理、分类、立卷四步。
第九条
过程管理：
（一）
属于办公室保管的档案：公司及各下属事业部/子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
需要由办公室自己整理保管的档案在每季头一个月的五日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册。
（二）属于部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条
监督：
办公室负责对公司的档案管理工作进行监督：根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条
销毁：
办公室负责制定档案销毁的相关规定，重要的档案资料须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条
公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条
在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条
借阅：
办公室负责制定公司档案借阅的相关规定，各部门也要制定本部门保管档案的借阅规定。
因公事需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经相关人员核准后，方可带出，用毕即归还。
阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条
保密：对公司的档案按照性质的不同，要制定不同的保密措施，由各级档案管理人员和适用人员遵守之行。
第十六条
分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
篇三：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
东建监理
文件资料管理办法
管理标准
DJJL/WI22—20011公司文件资料的管理办法
1.1公司来往文件、技术图书、计算机软件等文件资料的收签发、归档、保存、借阅、登记均由办公室全面负责，并建立台帐。
1.2上级主管部门下发的文件由办公室及时送公司经理批注处理意见后，分送相关人员传阅,并保存。
1.3公司发出文件要有公司负责签批意见，且必须盖有公司的印章,送至接收方后需有接收人员签收。
1.4公司日常管理文件资料由办公室负责每半年整理一次，按时间顺序及文号建立目录、归类成卷、归档存放。
1.5公司文件资料成卷后应在封面上标识卷名、编号、公司名称、归档年月日，在册内附有目录（序号、名称、文号、资料来源单位或人员、页号)。可参照下列格式:
卷名：
????年??—??月公司文件资料
编号：
GS
????—
??~??
—
??
公司类
年号
启止月份
卷号
1.61.技术图书由办公室自行归类、编号、登记管理。
规程、规范、标准类资料应先由总工办审定并标识其有效性后，由办公室统一管理.
项目监理资料的管理办法
2。1项目监理资料的内容及分类
22-1东建监理
文件资料管理办法
管理标准
DJJL/WI22—20012。1。1综合卷(ZH）
2。1。1.1项目建设有关文件：工程报建资料；规划许可证;施工许可证;质量监督手续；地质勘察报告；设计文件；分包单位资格报审认定书;政府主管部门函件及文件等。
2.1。1.2合同管理文件：监理合同；承包合同及分包合同;材料/设备/构配件供销合同；合同外工程协议；施工投标书和中标通知书；
设计交底记录、纪要；工程移交证书等。
2。1.1.3其它文件资料。
2。1.2监理工作管理卷（GL）:监理规划；监理细则；监理日记;监理月报；会议纪要;专题报告;监理指令；监理总结;工程照片等。
2。1。3进度控制卷（JK）
工程开工报审表；开工令；施工进度计划及报审表；工期延长申报表等.2。1.4质量控制卷（ZK）
工程质量保证资料；施工组织设计及报审资料；工程地质报告；测量控制点验收资料；测量放线报验；材料试验报验资料；工程检测报验资料；施工试验报验资料；材料/构配件/设备报验资料；隐蔽工程报验资料；工程质量评定资料；分项分部工程验收书；单位工程竣工验收书等。
2.1。5投资控制卷（TK)
预算及批文；招标文件；工程计量与支付；单位工程结算书；22-2东建监理
文件资料管理办法
管理标准
DJJL/WI22—2001索赔申请及批复等
2。2项目监理资料的管理制度
2.2。1每个项目在监理过程中，都要形成一套完整、准确、全面地反映工程进度、质量、投资及合同管理等实际情况的资料及档案，并具有可追溯性和历史检验性。
2.2.2项目监理资料的管理由总监全面负责，并指定专人进行具体管理。
2.2.3现场监理人员必须高度重视监理资料的收集、整理和保管工作，要把监理资料的形成落实到每一个工序、每项工作之中，牢记树立监理档案的形成是监理人员从事监理活动的记录和结果的观念。
2.2.4监理人员一定要克服“即兴发言、口头指令、改了算事、不作记载”的不规范做法,要做到“看到的要说到、说到的要写到、写到的要做到、一切用文字和数据说话”，使监理资料真正成为监理工程师的重要工具和规范化工作的主要手段.2.2.5监理工程师要根据有关部门要求认真审核往来表格,不得接收涂改或过期补办的报验资料。若发现手续不全、描述不清或不按要求程序报送的表格应立即退回,并要求重报。
2.2.6项目监理部发出的各类文件、表格均按统一格式打印、填写、签发，监理人员签署意见必须使用黑色墨水.2.2.监理人员在接到资料后要立即按照统一规定进行标识,并对审核、审批后的文件资料整理后，及时移交资料管理员登记、分类、标识、保管、存查。
22-3东建监理
文件资料管理办法
管理标准
DJJL/WI22—20012.2.资料管理员要建立项目监理资料台帐，注明资料的顺序号、送交日期、归档卷别、专业类别、内容说明、发文单位、送交人签字等。
2.2.质量控制资料应以单位工程(如单栋建筑)为单位组卷，而其它可以以项目为单位进行组卷。
2.2.1项目监理资料标识方法：
例：DJJL????
—
??
-???
项目编号
卷类标识
资料序号
（1）
项目编号:由办公室统一编定四位流水编号.（2）
卷类标识：ZH/综合卷；GL/管理卷;JK/进度控制卷；
ZK/质量控制卷；TK/投资控制卷.（3）
资料序号：按时间顺序排编写三位流水号。
2.2.11项目监理资料按卷类、时间先后顺序编号及组卷；各卷封面要按公司统一标准，并注明：资料名称、卷册名称、卷册编号及项目监理部名称、组卷日期。
（1）
资料名称:XXX工程监理资料；
（2）
卷册名称：如进度控制资料卷（JK)；
（3）
卷册编号：项目编号—卷类标识—册序号/总册数。
2.2.12一般在工程竣工后一个半月内,由总监负责按规定标准组卷后移交办公室归档管理.并按监理合同要求向建设单位交付监理总结、资料目录等。
2.2.13监理档案保存期至少为工程保修期结束后三年，超过保存期的档案由公司总经理批准销毁，但应有销毁记录。
22-4东建监理
文件资料管理办法
管理标准
DJJL/WI22—200122-5
篇四：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
公司电子文件归档管理办法第一章第一条总则为指导公司电子文件归档工作规范化进行，根据相关规定，结合公司实际工作，特制订本办法。第二条本办法规定了公司电子文件归档范围与电子档案保管期限表，以及电子档案管理过程中存储格式、归档接口方式和元数据管理办法。第三条本办法适用于公司电子文件的归档管理工作。第二章第四条电子文件归档范围电子文件归档范围（一）反映集团公司及各单位职能活动，具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。（二）电子文件归档范围包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括天津港智慧工作平台及其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。（三）电子文件有相应纸质载体的，参照《公司关于印发文件材料归档范围和档案保管期限规定的通知》确定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。-1-
对无相应纸质或无法输出成纸质的电子文件的归档范围和其保管期限，应根据各种载体特点和各类档案价值，将其进行准确划分，先由档案部门提出原则和初步意见后，档案部门会同业务部门和信息技术部门共同研究确定，最后由单位领导签发确认。第五条电子文件元数据归档范围（一）应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。（二）文书类电子文件归档元数据应按照DA/T46-2009等标准执行，至少包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、题名、所属部门、保管期限、成文日期、责任者、文件编号、文件年度、主题词、载体单位、载体类型、密级、备注、页数、移交编号、档号、件数、文号、盒号等。（三）会计类电子文件归档元数据应包括：档号、全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、大类、分类、题名、开始日期、归档单位、保管期限、结束日期、归档时间、年度、张数或册数、原凭证号、备注等。（四）建设项目类电子文件归档元数据应包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、流水号、档号、分类、题名、保存数量、页数、年度、编制日期、编制单位、归档日期、归档单位、保管期限、保管单位、主题词、密级、备注等。（五）声像类电子文件归档元数据应包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、分类、题名、录制日期、归档单-2-
位、归档日期、录制单位、载体数量、拍摄日期、照片张数、载体单位、拍摄地点、底片张数、载体类型、拍摄者、保管期限、开始日期、结束日期、备注等。（六）实物类电子文件元数据应包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、分类、题名、密级、保管期限、档号、归档日期、年度、颁发机关、颁发日期、荣誉级别、控制标识、备注等。第三章第六条电子文件的收集与整理电子文件及其元数据的收集（一）应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集，应由电子文件形成部门基于数字档案管理系统或手工完成。（二）应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于以下6个方面的要求：1.同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；2.电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素应符合GB/T9704--2012有关要求；3.在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配-3-
图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；4.声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等；5.邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时,应同时收集网站设计文件、维护手册等；6.以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时,应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。（三）智慧工作平台等业务系统应按第五条要求,在电子文件拟制、办理过程中采集文书、业务类电子文件元数据。第七条电子文件的整理（一）在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成纸质文件的整理。（二）根据实际业务需求，选择以件或卷为管理单位整理电子文件。整理活动应保持电子文件内在的有机联系,建立电子文件与元数据的关联。（三）电子文件的整理应由电子文件形成部门基于数字档案管理系统或手工完成。（四）归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期-4-
10年。第四章第八条电子文件归档与电子档案编目电子文件归档程序与要求（一）电子文件形成或办理部门、档案部门可在归档过程中，完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等主要归档程序。（二）清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等。（三）对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定,包括：1.电子文件及其元数据的形成收集和归档应符合制度要求；2.电子文件及其元数据能一一对应,数量准确且齐全、完整；3.电子文件与元数据格式应符合第十条和十一条有关要求;4.以专有格式归档的,其专用软件、技术资料等应齐全、完整；5.加密电子文件已解密；6.电子文件及其元数据应经安全网络或专用离线存储介质传输、移交；7.电子文件无病毒,电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。（四）档案形成部门应将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入数字档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元-5-
数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程中记录登记行为，登记归档电子文件。（五）依据清点、鉴定结果,按批次或归档年度填写电子文件归档登记表(见附件)，完成电子文件的归档。第九条电子文件归档时间与归档方式（一）电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档,归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。（二）基于安全的网络环境或专用离线存储介质,应采用在线归档或离线归档方式,完成电子文件及其元数据的归档。（三）结合天津港智慧工作平台及其他业务系统、数字档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，应确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下两种：1.WebService归档接口；2.离线数据归档接口。第十条电子文件归档格式（一）电子文件归档格式具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能。（二）电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T47-2009执行,可采用PDF、PDF/A格式。-6-
（三）以文本、图文件形成的文书、科技类电子文件按以下要求归档：电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式,其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、DOCX、TIF、PDF等通用格式归档。（四）照片类电子文件应以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件应以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件应以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集归档一套MXF格式文件。第十一条电子文件元数据归档格式（一）应根据电子文件归档接口以及元数据形成情况确定电子文件元数据归档格式。（二）经智慧平台系统等业务系统形成的各门类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式：1.选择第九条（一）和（三）所述归档接口时,可以XLS、XML等任一格式归档；2.选择第九条（二）所述归档接口时，可与电子文件一并由天津港智慧平台系统数据库推送至中间数据库模块。（三）声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS等格式归档。第十二条电子档案的编目（一）电子档案与纸质档案应进行同步整理审核、编制档号-7-
等编目活动。（二）对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果应进行审核和确认,对不合理或不准确的应进行修正。（三）在整理审核基础上,对电子档案、纸质档案重新排序,并依据排序结果编制文件级档号。（四）采用文件级档号或唯一标识符，为电子档案及其组件重命名,同时更新相应的计算机文件名元数据。（五）应按照DA/T18-1999以及第五条给出的要求对电子档案、纸质档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。（六）完成整理编目后，将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入数字档案管理系统正式库，并参照第七条给出的要求分类，有序存储电子档案及其组件。第十三条档号编制要求（一）对已经完成分类、组成保管单位及排序的电子文件进行编制档号，档号编制规则参照集团公司业务实际要求和相关标准，及电子档案全程管理要求等确定。（二）档号能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案。（三）以档号作为电子档案命名要素时，计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全宗内任意一件电子档案及其组件。-8-
第五章第十四条第十五条附则本办法由公司行政办公室负责解释。本办法自发布之日起实施。-9-
附件电子文件归档登记表单位名称归档时间归档电子文件数量归档方式检验项目载体外观检验病毒检验真实性检验可靠性检验完整性检验可用性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验电子文件形成或办理部门（签章）档案部门（签章）卷件归档电子文件门类张分钟字节年月日年月日-10-
篇五：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
公司文件档案管理规定
一、目的为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，便于查找和利用，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，充分发挥文件档案作用，全面提高文件档案的管理水平，有效地保护文件档案，做好收集、分类、立卷、保管、归类等工作，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，为公司发展服务，特制定本制度。
二、范围
凡是公司各部门在工作中形成的各类文件资料、人事档案、各类合同、各类协议、各类规章制度、各类会议纪要、原始记录、各类项目技术资料、与本公司生产经营活动相关的上级来文以及添置设备、财产的产权资料等相关文件资料，都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管，做到摆放整齐分类清楚。
三、收文规定：
1.
凡公司收到的文件、信函、电报均由综合部收发人员统一签收、拆封、编号、登记，综合部及时处理，送相关主管领导签批后，分送有关部门或人员传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2.
机要通道或涉密文件，执行公司《保密基本制度》，由保密收发专人签收、拆封、编号、登记，上级来文送相关领导签批，技术来文送相关部门归档，按工作要求和知悉范围提供涉密人员使用。文件阅后及时收回归档。
3.
公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
4.
外出参加会议带回的公文应交综合部收文登记，个人不得保存1任何文件。
四、发文规定：
1.
凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用公司规定抬头文稿格式撰稿，由部门领导签字，统一送项目管理部核稿，经总经理审批签发，由综合部统一登记、统一印制。凡公司发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给综合部统一收集管理。
2.
公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，项目管理部核稿，总经理签发后，再送有关部门会签。
五、档案管理规定：
各部门的文控人员进行内部文件档案集中管理，文控人员应当遵纪守法、忠于职守，规范操作，努力维护公司档案的完整与安全。
各部门的部门保密员进行涉密文件档案集中管理，部门保密员应当遵守国家保密法律法规，按照公司《保密基本制度》规范操作，确保国家秘密载体和相关档案的完整与安全。
1.
归档范围
1)
公司历史沿用、大事件及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2)
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总经理或领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3)
公司在发展过程中获得的被国家或者社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4)
公司经营管理活动中产生的各种文件材料（内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5)
上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6)
公司经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
7)
公司及各部门的年底工作计划、总结。
8)
公司的各种统计报表。
9)
信访工作材料。
10)
公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。
11)
公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
12)
公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
13)
专业技术职称评审材料。
2.
归档时间
1)
各部门应在每年第一季度内将上年度具有价值的文件资料清点立卷、档案资料装订成册。任何部门或者个人不能把具有保存价值的资料据为己有，或者拒绝归档。
2)
凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
3)
研发项目结束后，三个月内归档。
3.
归档要求
1)
归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带、光盘、优盘，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。
2)
归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有有关部门或人员进行重抄或复制。
4.
档案管理
1)
档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。
2)
档案保管：各部门指定有专门保存档案资料的文件柜，文控人员定期检查存放的档案资料状况，对字迹模糊、变质、3损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制，部门负责人定期检查档案管理工作落实情况。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作。
3)
档案鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称等信息鉴别档案价值，确定档案的分类和保管期限，编制成表。
4)
档案销毁：文书档案保管期限根据类别不同按规定期限保管，超过保管期限的文书档案经部门领导和公司相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
5.
档案使用
1)
调阅档案，均须填写借阅登记表，注明借阅档案的编号、名称、时间、借阅理由，经过部门负责人批准签署后向文控人员领取。
2)
档案使用方式分为提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。
3)
借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。
4)
依据国家统计和有关法律法规，做好本公司档案统计工作。
篇六：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
档案管
理规定
第一章
总则
第一条
为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定.第二条
本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录.第三条
公司及各部门、员工有保护档案的义务.第四条
档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理.第二章
档案机构及其职责
第五条
公司各部门指定专人负责档案管理工作即资料员.第六条
档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作.第七条
办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化.第三章
档案的管理
第八条
整理办法：
1.方法：以问题特征为主,立小卷,一事一卷.2.步骤：
A.收集
文书档案：当年立前一年的卷,并预立当年的卷.企业科技档案类：立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册.B.整理
根据分类和成立时间整理.C.分类
根据下述分类方法分类
D.立卷
区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期.第九条
过程管理：
1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有.2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室.第十条
监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作.第十一条
销毁：须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字.第十二条
公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作.第十三条
在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理.第十四条
借阅：因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带
有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失.第十五条
分级查阅：具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权.第四章
档案备份制度
第十六条
公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份.第十七条
各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存.对存入电脑的资料、档案,按计算机管理办法管理.第十八条
备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存.第五章
处理条例
第十九条
有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任：
1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2.擅自向外界提供、抄摘企业档案
3.涂改、伪造档案
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者档案管理者同罚
第六章
责任
第二十一条
本制度适用于伟凡公司各员工各部门.第二十二条
本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理.
篇七：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
公司档案管理办法
第一章
总
则
第一条
为加强××科技有限公司股份有限公司（以下简称“公司”）的档案管理，有效地保护和利用档案，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条
公司档案管理工作实行集中管理与分散管理相结合的体制。
第三条
公司办公室是公司档案的管理部门。除公司办公室外，公司另设多个档案管理点。
第四条
公司办公室和公司各档案管理点都要安排专人兼职负责档案管理工作，都要为各类档案的存放提供安全、良好的保管条件。
第二章
职
责
第五条
公司办公室档案管理工作职责
1、负责制定公司档案管理工作的规章制度。
2、做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。
3、公司办公室在负责主体档案管理的同时，对各档案管理点的档案管理工作进行监督和管理。
4、管理范围包括：
（1）证件类档案：包括法人营业执照、组织机构代码、工业品生产许可证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证等各种证件。
（2）文字类档案：包括公司各类公文、文件等文字类资料。
（3）荣誉类档案：包括公司获得的各类荣誉牌匾和证书、公司产品荣获的各种奖项、各种达标证书和证明等。
（4）声像类档案：包括公司以声像、照片等形式记录下来的各种资料。
（5）人力资源类档案：包括公司全体人员的人力资源信息，薪酬管理、人事管理过程中产生的各类文字材料，各类与人事有关的协议、合同等档案资料。
（6）公司党委、工会、团委的各类档案资料。
第六条
各档案管理点工作职责
公司各档案管理点都要积极建立健全档案管理制度。由各档案管理点负责管理的档案，要严格执行其相关管理制度。公司各档案管理点及其职责如下：
1、董事会办公室：负责管理公司董事会、监事会和股东大会的各类档案资料。
2、企业管理部：负责管理公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；公司对内、对外各项业务过程中产生的各类文件材料。
3、资产财务部：负责管理公司所有财务档案资料。
4、后勤安保部：负责管理公司所有跟后勤保卫工作有关的档案资料。
5、营销公司：销售部是营销公司的档案管理部门，在做好本部门档案管理工作的同时，负责对营销公司其余各部门的档案工作进行监督和管理。营销公司各部门分别负责管理本部门的客户资料、购销合同、相关票据、会议记录等档案资料，接受销售部的统一监督和管理。
6、生产及设备部：生产及设备部是生产公司的档案管理部门，在负责管理公司各类标准认证资料，仪器、设备、环保等方面档案资料管理的同时，负责对生产公司各车间的档案工作进行监督和管理。
7、安全部：负责管理公司各类安全工作档案资料。
8、技术部：负责管理公司项目建设、技术改造、科研、技术引进及转让过程中形成的各类图纸、文字材料。
9、工程部：负责管理公司各项工程在规划设计、施工建设、竣工验收等过程中
形成的各类文件、图纸资料。
10、供应部：负责管理公司物资采购、供应过程中产生的各类合同、票据等资料。
11、各生产车间：负责管理车间工作过程中产生的各类档案资料，包括装置运行记录，原料、产品、中控的检验记录等档案资料。
12、子公司：公司下属的子公司分别负责对本单位的档案进行管理。
第三章
归档管理
第七条
公司办公室和各档案管理点对处理完毕或批存的档案材料，要由各单位负责档案管理工作的人员统一进行保管。
第八条
公司证件类、荣誉类等属于公司办公室统一管理的档案，各承办单位办理完毕后，应在三日内将相关证件、证书等资料及时交由公司办公室统一归档管理。逾期不办理归档交接手续的，在此期间如出现档案的损毁、遗失等现象，由承办单位负责具体补办事宜，并承担相应责任。
第九条
档案归档要求
1、档案管理过程中，要建立起档案目录，档案归档时，要同时在档案目录中填写清楚相关信息。
2、档案归档时要遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
4、不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，应放在复
文归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档。其他文件的归档按照各档案管理点的相关规定执行。
5、同一案卷的文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第四章
档案使用
第十条
公司档案使用的方式包括：提供档案原件、提供档案复印件和借阅。
第十一条
由公司办公室管理的公司档案，外借时无论原件、复印件均须办理相关手续，依据使用权限和档案密级，经相关领导签批后方能利用。
第十二条
如需外借由公司办公室管理的公司档案原件，必须在登记的归还期限内及时归还。且外借期限不得超过3天，到期归还，如需再借，应办理续借手续。
第十三条
借阅公司档案、资料，须办理登记手续。外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第十四条
档案使用过程中，使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。外借档案或借阅档案交还时，档案管理人员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告公司主管领导。
第五章
档案销毁
第十五条
公司办公室和各档案管理点管理的档案，各部门不得随意处置，由公司办公室定期归档统一处理。
第十六条
对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第十七条
经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第十八条
销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第六章
附
则
第十九条
本办法由公司办公室负责解释。
第二十条
本办法自下发之日起施行。
篇八：公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法
公司文件资料归档管理制度
第一章
总则
第一条
目的为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二条
适用范围
本制度适用于公司各部门
第二章
归档归类
第三条
公司文件、资料归档的范围和归档分类
公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。
一、一级类目
代码类别
范围决定、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、1行政类决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会
议纪要、公司各类证照。
协议书、年度计划、公司规划、经营情况、委托书、2经营业务类
合同、项目方案等。3劳动人事档案、劳动工资档案等。
人事类
4政府类政府下发至公司的各类文件。
公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音5音像类
像等。
二、二级类目
公司各部门缩写作为二级类目的代码
代码部门RX人事行政部
YF研发部
KF客服SS市场实施
CW财务
三、三级类目
范围
经营战略和经营公开发布的公司经营发展大纲、各类通知和通告、任命、年度总结和领导方针、讲话、一般性会议纪录等
重要等级
一般级文档
代码
A
经营重要经营项目及决策、公司重要会议纪要、项目合同重要项目资料、合同、公司经营情况、技术资,协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同
料,财务资料等。
内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规战略性的合作协议及其合划、经营项目及决策、同等。
重要级文档
B
机密级文档
C
档案保管第三章
档案的保管、调阅与归还第四条
并根据文档的由办公室统一编号后形成《文件档案》,
一、已归档的公司文件、资料,
重要性和相关性交相应部门的专管员保管。并按指定专柜,,由专管员负责填写《文档管理登记表》二、已归档的公司文件、资料
分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。须填写《文档调阅,。一般级公司文档三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》须须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档,,申请表》方可调阅。重要级以上文档
经公司经理批准后方可调阅。
四、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归
。还登记表》第五条
归档保存期限
一、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资
料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
二、五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
第六条
档案的销毁
一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可销毁。
三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
第四章
附则
第五条
本制度由行政部附则制定、修改、解释。
第六条
本制度自颁布之日起实施。
《文件接收登记表》另附：附表1《文件移交登记表》附表23《文件发放登记表》
附表
《文档管理登记表》附表
《文档调阅申请表》附表56《文档归还登记表》
附表
《文档销毁申请表》附表8《文档销毁登记表》附表
推荐访问:公司文件管理办法:公司文件的归档管理办法 管理办法 文件 公司
