篇一：电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)1范围
本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企
事业单位，其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价
值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效
的管理。各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及
馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日
期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不
适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这
些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T11821－2002照片档案管理规范
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
GB/T19667.1-2005基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则（Specificationforthestructureofelectronicofficialdocument
basedonXML—Part:1Generalprinciples）
GB/T19667.2-2005基于XML的电子公文格式规范第2部分:公文体GB/T20916-2007中文办公软件文档格式规范
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范
DB/T380-2002江西省归档文件整理规则
中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例
国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日
国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日
中华人民共和国电子签名法
ISO15489Informationanddocumentation—Recordsmanagemen（t信
息与文献——文件管理）
ISO23081-1Informationanddocumentation–RecordsManagementProcesses–MetadataforRecords—Part1:Principles（信息与文献——文件管理——元数据原则）
ISO14721Openarchivesinformationsystem(OAIS,开放档案信息
系统)W3CNamespacesinXMLXML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC26300:2006INFORMATIONTECHNOLOGY-OPENDOCUMENTISOFORMAT19005-1FOR:2005OFFICEAPPLICATIONS(OPENDOCUMENT（)信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）
DOCUMENMTANAGEME-
NETLECTRONICDOCUMENFTILEFORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1:USEOFPDF1.4(PDF/A-1)（文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973术语与定义
3.1电子文件（ElectronicRecords）
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁
盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上
传送的文件。
形成于办公自动化等业务信息系统中的电子文件称为正式电子文件。为制作纸质正式文件而形成的、与纸质定稿文件内容相同的电子文件称为辅助性电子文件。
3.2归档电子文件（ArchivalElectronicRecords）
具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。
3.3内容（Content）
内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息，包括正文、附件等，是电子文件形成的最初目的。
3.4结构（structure）
结构是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系及其在存储器中的构成等信息。
3.5背景（context）
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息有助于理解职能活动过程，有利于辨别电子文件所处的大业务活动背景和职能活动背景，有益于记录职能活动过程的顺序，维护文件之间的联系。
3.6真实性（Authenticity）
指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。包括三重含义：电子文件内容与其用意相符，电子文件的形成和发送与其既定的责任者和发送者相符，电子文件的创建时间或发送时间与其既定时间相一致。
3.7完整性（Integrity）
指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。完整性有三
层含义：第一，电子文件的内容、结构、背景信息没有缺损；第二，作为
记录社会活动真实面貌的、有着内在有机联系的电子文件及其他形式的相
关文件数量齐全；第三，与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件
齐全。
3.8有效性（Utility）
指电子文件应具备的可查找、可检索、可呈现和可理解性，即电子文
件的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载
体的完好性和兼容性等。一份有效的电子文件应该能够表明其与
形成它的职能活动和履行职能过程的直接关系，这种关系应由背景信息加以保存和
表达。
3.9电子文件元数据（ElectronicRecordsMetadata）
电子文件元数据是描述电子文件内容、结构、背景信息及整个管理流
程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。
3.10信息包（InformationPackage）
信息包，又称为信息总体，是一组信息的集合，由为长期保存电子文
件所需的所有内容信息与保护描述信息组成。内容信息与保护描述信息构
成电子文件的元数据总体。
信息包分为提交信息包（SIP）、档案信息包（AIP）与分发信息包（DIP）。提交信息包用于归档电子文件的移交，档案信息包用于归档电子文件的长
期保存，分发信息包用于归档电子文件的查阅。经过数字签名封装的，基
于XML（可扩展标记语言）的信息包是确保电子文件凭证性、实现电子文
件长期保存与海量存储的有效数据格式。
3.11保护描述信息（PreservationDescriptionInformation）
保护描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自
生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。
保存描述
信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。
3.12管理信息（ManagementInformation）
管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。
3.13固化信息（FixityInformation）
固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性
的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。
3.14捕获（Capture）
指对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。
3.15迁移（Migration）
在保证电子文件真实性、完整性与有效性前提下，将电子文件从源系
统向目的系统转移（硬件平台转移、操作系统平台转移、数据库平台转移、中间件平台转移等）、从一种格式向另一种格式转换、从一种存储介质向
另一种存储介质转移、应用软件升级的方法与过程。
3.16逻辑归档（LogicalFiling）
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文
件的管理权限向档案部门移交的过程。
3.1物理归档（PhysicalFiling）
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过
程。
3.18鉴定（Appraisal）
指鉴别、判定电子文件真伪、价值与有效性的过程，包括内容鉴定与
技术鉴定。电子文件的双重鉴定贯穿于电子文件管理的全过程，从室藏鉴
定、馆藏鉴定到保管期满鉴定，从系统迁移到存储介质转换，都需进行内
容鉴定与技术鉴定。电子文件的室藏鉴定又分为先期鉴定、归档鉴定。
内容鉴定是根据电子文件的内容确定密级、确定安全分类、归档范围
和划定保管期限的鉴定。技术鉴定指对电子真实性、完整性、有效性鉴定，以及无病毒鉴定、存储介质状态鉴定。先期鉴定是指在电子文件创建过程
中、未正式形成之前，对其归档范围和保管期限所作的一般推断。先期鉴
定有利于及时捕获具有保存价值的电子文件。
4总则
3.19开展电子文件归档与管理工作，旨在留存信息时代的机构记忆与社会记忆，保护立档单位核心信息资源，保证归档电子文件凭证性，避免政府
及社会各界在电子政务与档案信息化建设中的重复投资和资源浪费。
3.20立档单位应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重，为电子文件的归档与管理提供政策、制度、技术与人员
保障。
3.21电子文件归档与管理应以保证其凭证性与长期可读性为主要目的。
3.22为保证具有保存价值的电子文件得以及时捕获，保证归档电子文件的真实性、完整性与有效性，应遵循前端控制与全程管理原则。
3.23为保证电子文件真实性、完整性、有效性，应自设计其生成环境直到永久保存或销毁，从电子文件的管理制度、管理系统功能、长期保存策略、系统安全防范、存储与备份等各方面加以规范并实施严格管理。
3.24办公自动化等业务信息系统应按保证电子文件凭证性功能要求建设，在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段，将电子文件归档与管理的重要功能嵌入系统，提高管理自动化程度，使具有保存价值的电子文件及
其元数据得以及时捕获，并得到规范管理。
3.25纸质正式文件的印制工作应集中于机关打字室进行，有利于辅助性电子文件的统一管理与收集。
3.26正式电子文件与辅助性电子文件一经形成，其原始文件经加密或数字签名后封存于专用存储器中，采用复制件进行电子文件的鉴定、整理与归
档工作。
3.27根据归档电子文件的凭证性保障与长期保存对技术、软硬件系统架
构、管理成本、安全、专业技术人员等各方面提出的高要求，应对归档电
子文件实行异地集中统一管理策略，各级党政机关和社会团体应将经加密
或数字签名处理的原始归档电子文件定期进行物理归档，移交至同级国家
档案馆。
3.28各级国家档案馆应作为同级党政机关和社会团体电子政务信息集中
备份的重要场所之一，应按凭证性保障与长期保存的要求对接收进馆的归
档电子文件实行集中统一管理，并向党政机关与社会团体提供归档电子文
件的查阅利用。
3.29电子文件易受损、易篡改、非直读、非实体存在、易丢失等特点，决定电子文件管理要求不同于纸质文件，电子文件的捕获、收集、鉴定、归档、整理等各项工作必须前移。
3.30各级档案行政管理部门，对同级立档单位电子文件归档与管理工作
负有监督、指导职责，应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等
各方面提供指导与帮助。
5电子文件真实性、完整性与有效性保障
5.1管理制度与职责保障
立档单位电子文件管理制度、机关公务员及相关工作人员应备的职业
道德是电子文件真实性、完整性与有效性的重要保障，是确保电子文件凭
证性的基础。
5.1.1立档单位应将电子文件管理纳入本机关文件管理体制，明确分管领导，建立相应制度。
5.1.2立档单位应根据本机构电子政务建设情况，就电子文件的捕获、归档、分类、鉴定、编目、统计、管理、存储、利用、备份、安全等各方面
确定岗位职责与责任人，并在机构内公布。
5.1.3档案管理人员应对电子文件归档与管理工作的各方面负责。
5.1.3.1应参与制定本单位电子文件归档与管理制度。
5.1.3.2应参与本单位电子文件管理系统的设计、实施与维护；尤其是办公自动化系统的设计，档案管理人员应根据电子文件凭证性保障要求，拟
定功能需求、元数据方案、安全利用方案并嵌入系统，实现对电子文件的前端控制。
5.1.3.3是电子文件归档与管理各工作流程的主要责任人。
3.31应负责维护归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性。
3.32应负责本单位电子文件管理系统涉及文书处理各流程用户的操
作指导与培训。
3.33应加强电子文件管理与计算机应用技术的学习与培训。
5.2立档单位信息管理部门对电子文件管理系统软硬件平台的设计与
正常运转，对系统安全体系的设计与实施，对归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性负有责任。
5.3立档单位涉及系统内文书处理各流程的机关工作人员，对电子文件
的形成、捕获与先期鉴定负有责任。
5.1.4基本技术保障
5.1.3.4电子文件管理系统
电子文件管理系统作为一种特殊的信息系统，其主要功能是捕获、管
理并维护归档电子文件真实性、完整性与有效性，支持电子文件检索，为
机构的职能活动提供凭证。电子文件管理系统是办公自动化等业务信息系
统的有机组成部分；电子文件管理系统也可以是一个相对独立的系统，通
过符合规范要求的系统接口与办公自动化等业务信息系统相连，以捕获具
有保存价值的归档电子文件及其元数据。
5.2.1.1电子文件管理系统旨在保证电子文件的真实性、完整性与有效
性，保护归档电子文件的凭证性。
5.2.1.2系统应支持并满足党政机关与社会团体的现行业务管理与事务
处理要求，支持对电子文件的检索与利用。
5.2.1.3规范元数据捕获技术
5.2.1.3.1系统应能常规性捕获职能活动范围内的所有电子文件，其管理对象为党政机关与社会团体在其全部职能活动范围内开展工作所形成的电
子文件。
5.2.1.3.2应将主要门类文件保管期限划定依据先期嵌入系统，供文件创建人员选择，初步划定电子文件的保管期限，实现电子文件的先期鉴定，保证具有保存价值的电子文件得以捕获并保存。如机关文书类文件，可将
《机关文件材料归档范围和文档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）
中永久保管的8条依据、定期保管的9条依据嵌入系统。
3.34应将DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范必备元数据随业务流程嵌入系统，根据系统研发成本及电子文件管理要求选择非必备元数据嵌入系统，实现元数据的自动或半自动捕获，从而证明电子文件的真实性、完整性。
5.4在电子文件创建过程中，能自动捕获题名、责任者、文件编号、文件形成时间等内容描述信息。
5.5在电子文件创建过程中，能自动捕获格式、文件大小、数字
化制作等结构信息。
5.6在文书处理过程中，系统应能自动捕获并记录创建过程、数
字化过程等背景元数据，如处理类型、处理人、各种处理时间、处理意见、数字资源制作等元数据。
5.7在电子文件正式签发后，系统应自动为其分配一个唯一标识
符，用于为电子文件命名、为标识符元数据赋值。标识符可保持原始电子文件与复制件、不同稿本电子文件、元数据之间的链接，直到档号生成为止。电子文件命名、标识元数据赋值应由系统自动完成。
5.8在归档电子文件管理过程中，系统应能自动捕获并记录鉴
定、归档、保存、利用等管理元数据。
5.9具有默认值域的元数据，系统研发时应将相关值域植入系
统，供文书处理人员与档案管理人员选择并赋值。如文种、稿本、文件集合类型、电子文件类别代码、保存历史的操作类型、关联类型、全宗内分类代码及名称、鉴定类型、归档类型、保管期限、密级、安全分类、处置类型等元数据。
5.10系统应能为全宗号、全宗名称、全宗类型、组织机构代码、立档单位组织沿革、立档单位联络方式、全宗构成、全宗维护历史、归档标识等元数据自动赋值，并可维护。
5.11系统应能根据档号元数据项自动或人-机互动为电子文件命名，为电子文件号元数据赋值。
5.12系统应能自动捕获数码照片的相关内容描述与结构元数据。
5.13对符合国家公文格式要求的纸质文件进行数字化处理时，系统应能自动捕获题名、文件编号、责任者等元数据。
3.35在标准、技术、管理体制能够支持时，系统内应采用规范
化模板技术实现对电子文件及其元数据的捕获。
5.14安全保管措施
5.1.5应为归档电子文件及其元数据的保管配置符合安全要求的专
用服务器或存储阵列。应配置专用的符合安全要求的临时存储器，用于存储系统中处于流转状态，暂时无法确定保管责任的电子文件，保存时间不应少于1年。
5.1.6应为归档电子文件及其元数据的保管配置必要的安全设备，如硬件防火墙、硬件防毒墙、入侵检测、正版杀毒软件等。
5.1.7应根据归档电子文件的密级、分类方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系统，在系统内为归档电子文件的访问与利用设置严格的身份识别与权限管理机制，阻断未经授权的、针对归档电子文件进行的删除、修改、下载、复制等非法操作。
5.1.8系统应能跟踪、审计并捕获对归档电子文件的利用，在利用历史元数据中自动记录利用类型、利用描述及利用时间。
5.1.9系统应设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对归档电子文件实施操作的人员、时间、设备、项目与内容等。
5.1.10系统应对归档电子文件逐页加注防错漏、防调换标记。
5.1.11系统应对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。
5.1.12经正式签发的电子文件存入专用存储器后，系统应根据先期鉴定及查杀病毒结果自动为应归档电子文件制作一份拷贝，并对原始电子文件进行加密或数字签名，以保证自形成直到物理归档期间归档电子文件的真实性。复制件用于电子文件的鉴定、元数据著录、立档单位留存查阅利用等。经数字签名的原始电子文件用于物理归档。原始电子文件与复制件分别集中存储管理。
5.15电子文件的光盘存储与备份应规范化、标准化。
5.1.3.5系统应按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范的要求，支持归档电子文件的光盘存储与备份。
5.1.3.6用户根据授权许可进行备份操作。
3.36备份操作者可自定义备份对象。
3.37为移交或备份的电子文件自动形成目录数据库并存入规定文
件夹。当发现目录数据信息错误，需更新数据时，应按DBXX/TXXX-2007江西省电子文件归档与存储光盘规范的要求进行更新。
3.38系统应为移交或备份操作提供Readme.txt文件的编写窗口，以及光盘编号输入窗口。
3.39系统应支持将同一份电子文件的原始格式文件、标准化格式文
件分别建立文件夹集中存储于同一张光盘的DATA文件夹下。
3.40系统应能自动为当前备份的电子文件赋值光盘编号元数据。
5.16电子文件登记措施
5.1.13登记元数据项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成时间、文件编号、稿本代码，保管期限，档号，光盘编号。其它登记信息可由系
统自动赋值，包括形成部门、登记日期、通讯地址、电话、联系人。
5.1.14系统应能根据先期鉴定结果，对被捕获的电子文件进行自动或
半自动登记，以确认电子文件正式进入电子文件管理系统，为后续的归档
与整理提供依据。首次登记项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成
时间、文件编号、稿本代码、保管期限。见附录
A.1《电子文件登记表》5.1.15电子文件归档、整理完毕，系统应能根据全宗号等标识元数据
自动生成并登记档号项，确认保管期限项，形成归档电子文件登记表。见
附录A.2《归档电子文件登记表》
5.1.16登记表未经授权许可不得进行增加、修改操作，应对登记操作
形成跟踪审计记录。
5.1.17系统应针对纸质档案数字化资源为元数据登记提供屏幕OCR
功能。
5.1.18首次登记完成后，系统应使用标识符与电子文件复制件之间建
立链接，供鉴定时查看原文。
5.17电子文件鉴定与整理功能要求
5.1.3.7根据电子文件登记表，系统应形成并显示已逻辑归档的、需鉴
定的电子文件清单。
5.1.3.8系统应为需鉴定的电子文件提供查杀病毒引擎，启动杀毒软
件。
3.41系统应设计并实施电子文件真实性、完整性与有效性自动鉴定
功能。自动鉴定可依据文件最后修改时间、创建时间、签发时间、元数据
捕获完整性、系统日志等重要数据进行。对缺少必备元数据的电子文件，系统应形成报告清单，供档案管理人员对照进行补充著录。
3.42系统应根据电子文件登记表以及其中的原文链接，为档案管理
人员提供电子文件可读性鉴定窗口。
3.43系统应在内容鉴定窗口，同时打开元数据著录窗口及原文显示
窗口，使档案管理人员能方便、准确地鉴定电子文件，为归档标识、密级、安全分类、保管期限元数据赋值，还可同时补充著录相关元数据。
3.44归档电子文件鉴定、整理完毕后，系统应能自动生成档号，使
用档号为不同稿本的电子文件命名，为档号元数据、电子文件号元数据自
动赋值。
5.18电子文件物理归档功能要求
5.1.19在保证归档电子文件真实性、完整性与有效性前提下，系统应
支持归档电子文件及其元数据的获取、迁移与移交。
5.1.20符合XML规范要求的办公自动化等业务系统应支持生成XML格式的元数据集。
5.1.21系统应能生成归档电子文件的提交信息包，用于归档电子文件
的物理归档。提交信息包内包含原始电子文件、基于XML的元数据或目录数据库、《移交电子文件登记表》、《归档电子文件交接文据》等。提交
信息包内可以是一份归档电子文件，也可以是一批归档电子文件。物理归
档时应对提交信息包进行数字签名，从而确保传输过程中的真实性与完整
性。
5.1.22《移交电子文件登记表》格式与《归档电子文件登记表》相同。《归档电子文件交接文据》应包括如下项目：移交单位名称、接收单位名
称、电子文件所属年度、归档电子文件类别代码、归档电子文件格式、档
号范围、移交总件数、真实性检测、完整性检测、有效性检测、无病毒检
测、移交单位说明、接收单位意见、交接时间、移交单位签章、接收单位
签章。见附录A.3《归档电子文件交接文据》。
3.45各级党政机关与社会团体升级原有或新建办公自动化等业务信息
系统，应符合基于XML电子公文格式规范要求，关于电子文件凭
证性保障
功能应按照5.2.1条要求规划、设计、研发与实施。
3.46立档单位未实施办公自动化系统，电子文件作为辅助性文件被收集时，应采取必要措施保证电子文件的真实性、完整性与有效性。
5.19立档单位升级或新购置文档一体化档案管理系统时，电子文件管
理功能应按5.2.1条的相关要求进行规划与实施。
5.20电子文件的收集可根据本单位计算机网络、岗位职责等实际情
况，选择相应方式进行。如内部专用邮箱，专用交换软件，专用脱机存储
载体等。
5.21本单位发文、内部应归档文件的印制工作应集中于打字室进行，以利于电子文件的集中收集与真实性保障。
5.22立档单位相关职能部门、电子文件创建人员、打字室文印人员、档案管理人员对本单位形成的辅助性电子文件的及时收集负有责任。
5.23立档单位相关职能部门、文书处理人员、档案管理人员等对电子
版收文的采集、纸质收文数字化负有责任。
5.24应对网上收集通道采取必要的安全措施，如数字签名、安全协议、邮箱专用密码等。
5.25电子文件的收集应及时，以防电子文件的散失、受损。
5.26立档单位应为机关档案室配备正版杀毒软件，保证计算机能每天
定时上网更新病毒特征库。
5.27电子文件的登记按5.2.1.6条功能要求设计实施。
5.28电子文件光盘存储与备份功能按5.2.1.5条设计实施。
5.29系统应支持人-机互动方式为电子文件命名。
6电子文件的捕获与收集
5.1.23捕获与收集范围
5.1.3.9电子文件捕获与收集对象为各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位在执行公务或履行职能活动中形成的，具有保存价值的正式电子文件、辅助性电子文件或数字化资源。
5.1.3.10电子文件捕获与收集范围按立档单位制定的《文件材料归档范围和
不归档范围》执行。
3.47应捕获与收集的电子文件类别包括电子公文、照片文件、音频文件、视频文件、图形文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件、数据库
文件等。
3.48公务或职能活动履行者对具有保存价值的电子文件的捕获、收集、移交至档案室（馆）负有责任。
3.49立档单位未实施办公自动化等业务信息系统，则应收集与正式纸质
文件定稿内容相同的辅助性电子文件。
5.30电子文件被捕获或收集时，除自动或半自动捕获、著录相关元数据外，电子文件管理系统应为电子文件的结构元数据赋值，描述电子文件的格式、支持性或辅助性软件、专用软件、压缩算法、模板等。
5.1.24采用非通用文件格式的电子文件，捕获或收集时应将其转换成通用
格式。如无法转换，则应将相关专用软件一并收集。
5.1.25用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，捕获或收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
5.1.26用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文
件，应同时捕获或收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
5.1.27用音频设备获得的声音文件，应同时捕获或收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
5.1.28计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关
的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
5.1.29对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。5.1.30对通用软件产生的电子文件，应同时捕获或收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
5.1.31在采用了彩色留痕法等技术手段的办公自动化系统中，仅对重要文件捕获其记录了主要修改过程和办理情况的草稿性电子文件稿本。
5.31电子文件稿本代码：
F—正式电子文件；A—辅助性电子文件；M—草稿性电子文件；U—非
正式电子文件。
3.50电子文件类别代码：
T—文本文件；I—图像文件：G—图形文件；V—视频文件；A—音频文件；O—超媒体链结文件；M—多媒体文件；P—程序文件；D--数据库文件。
3.51电子文件命名
5.32电子公文、照片档案、音频档案、视频档案等各类电子文件以档号
命名，不应以文件题名为其命名。如一份电子文件的电子文件号为
“X035-2006-15-Y-002.PDF”，“X035-2006-15-Y-002”为此份电子文件
的档号。
5.33档号的编制按DA/T13-1994档号编制规则进行。
5.34不同稿本电子文件的电子文件号相同，用稿本代码加以区别。
5.35同一份电子文件的不同格式的文件名称相同，用扩展名加以区别。
5.36档号是不同稿本电子文件之间、同一份电子文件的不同格式文件之
间、以及它们与元数据之间的永久链接。
3.52电子文件的登记
5.1.32电子文件登记工作在电子文件管理系统中自动或半自动进行，登记
元数据项见
5.2.1.6.1条。档案管理人员可根据工作需要输出纸质电子文
件登记目录。
5.1.33GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范规定的电子文件格式、软硬件环境等信息由结构信息元数据描述，由电子文件管理系统根据信息
技术人员或档案管理人员预录入的信息进行自动赋值与批处理，无需手工
登记。
3.53归档电子文件存储格式
5.1.3.11为规范归档电子文件格式，保证电子文件的长期可读，立档单位应
用的办公软件应符合GB/T20916-2007中文办公软件文档格式规范的要求。
5.1.3.12归档电子文件格式应符合开放性、标准性、系统兼容性、对计算机
软件硬件系统的独立性、长期可读性等要求。
5.1.3.13归档电子文件存储格式
数据类型推荐格式标准存储格式现阶段允许格式
文本文件PDF/A、RTF、XML、TXTPDF/A、XML、TXTDOC、WPS、CEB、SEP图像文件TIFF、JPEG、GIFBTIFF、JPEG、SVGBMP、PDF数码照片TIFF、JPEG、TIFF、JPEG、JPEG-2000JPEG-2000音频文件WAV、MP3WAV、MP3WM、VRAM/RM、MIDI视频文件MPEG-、2MPEG-、4AVIMPEG-、2MPEG-、4AVIQuickTime、RealVideo数据库文件DBFDBFXLS、MDB图形文件DW、FDXF、SVGDW、FDW、GSVG6.7.4各级国家档案馆将立档单位归档电子文件接收进馆后，应将非规范
格式的电子文件迁移至标准存储格式，即本规范允许的存储格式，同时保
留原始格式电子文件。草稿性电子文件无需迁移。
5.37电子文件捕获与收集要求
5.1.34形成于办公自动化等业务信息系统的电子文件一经签发应立即自
动存入专门存储器，系统应根据先期鉴定结果自动将应归档电子公文设为
只读状态，电子文件管理权赋予档案管理人员，完成电子文件的逻辑归档，并为逻辑归档标识赋值“LFiling”。
5.1.35正式纸质文件印制完成后，辅助性电子文件应及时通过网上收集通
道或脱机存储介质移交至机关档案室。无特殊情况，移交延迟时间不能超
过五个工作日。
5.1.36立档单位各职能部门应定期向机关档案室移交与职能活动密切相
关的数码照片，并附上照片说明文字，如拍摄地点、事件、人物等。
7电子文件的归档与整理
5.1.3.14在办公自动化等业务信息系统中，先期鉴定应在电子文件形成过程中
由文件创建人员完成，参见5.1.3.2条。电子文件管理权赋予档案管理人
员时即完成了逻辑归档，参见6.8.1条。
5.1.3.15归档鉴定
归档鉴定分技术鉴定与内容鉴定。有无感染病毒鉴定必须在逻辑归档后及时进行，内容鉴定以及技术鉴定的其它内容可定期进行，但鉴定延迟
时间不得超过
1个日历月。内容鉴定应在电子文件管理系统中进行，根据
鉴定结果为密级、保管期限、安全分类等相关元数据赋值。归档鉴定在电
子文件管理系统中进行，以原始电子文件的复制件作为鉴定的文本。
5.2.1.4技术鉴定
3.54查杀病毒。档案管理人员应在鉴定之前升级杀毒软件病毒特征
库，再对电子文件进行查杀病毒操作。对已感染病毒的电子文件先选择隔
离处理方式，待病毒查找完成后再作进一步的杀毒处置。当病毒无法清除
只能作删除处理，并且在临时存储器或制作电子文件的计算机中重新收集
失败时，应在系统中进行登记，以便后续采用纸质文件数字化补
齐内容与
元数据。
3.55可读性鉴定。档案管理人员应检查电子文件是否可以被字处理等
办公软件正常打开，如果出现非正常情况，应及时采取重新收集措施，从
临时存储器或制作电子文件的计算机中获取。当重新收集失败时，应在系
统中进行登记，以便后续采用纸质文件数字化补齐内容与元数据。
3.56使用系统专用鉴定功能对电子文件进行真实性、完整性检查，检
查可在档案管理人员确定元数据著录完毕后进行。
5.38内容鉴定
电子文件内容鉴定主要包括归档、确定密级与安全类别、划定保管期
限。
5.1.37根据电子文件管理系统预先嵌入的值域，为应归档电子文件的归
档标识、密级、安全分类、保管期限元数据赋值。
5.1.38辅助性电子文件的鉴定结果，可协助档案管理人员完成纸质文件
的归档与整理。
5.1.39在进行内容鉴定的同时，可借助系统提供的功能进行元数据著
录，如全宗内分类代码与名称、附件、人物、文种、文件集合等。
5.1.3.16归档电子文件的整理
归档电子文件的整理分为内容信息整理与存储载体的整理。内容信息
整理即电子文件元数据著录。
5.2.1.5内容信息整理是电子文件管理的重要内容，是电子文件真
实性、完整性与有效性的重要保障。
5.2.1.3.3归档电子文件的著录，依据相关门类档案著录规则以及DB36/T380-2002江西省归档文件整理规则、DB36/TXXX-2007江西省电子文件元数
据规范进行。
5.2.1.3.4正式电子文件元数据著录始于其创建过程，应在鉴定、整理阶段
检查著录的完整性，需要时应做补充著录。
3.57辅助性电子文件的著录始于被收集时，应确保必备元数据项著录
的完整性。
3.58为保证归档电子文件的凭证性，应著录相关背景元数据，从而准确描述电子文件的来源、职能背景、文件关联等信息，保持电子文件与其
它文件、责任者、信息系统之间的历史联系。
3.59采用非通用软件、模板、算法等形成的电子文件，必须著录格式元数据，对专用存取软件、模板、算法的名称、版本、存储位置等信息进
行详细描述。
3.60档案管理人员完成电子文件内容信息整理后，应借助系统专用鉴定功能，对著录完毕的归档电子文件进行真实性、完整性与有效性检查。
检查合格的电子文件，为其电子文件物理归档标识元数据赋予归档标识“PFiling”。
5.39物理归档与存储介质的整理
5.1.40物理归档
5.1.3.17为保证归档电子文件的凭证性与安全存储，赋予归档标识的归档电子文件应及时进行物理归档，物理归档应在逻辑归档完成后的三个月
内进行。
5.1.3.18各立档单位应向同级国家档案馆定期移交归档电子文件及其
元数据。
5.1.3.19归档电子文件的原始文件向同级国家档案馆移交，立档单位留存归档电子文件的复制件用于查阅。辅助性电子文件也按此规定执行，但
在纸质文件归档、整理完毕后，如果元数据被更新或修改，应向同级国家
档案馆重新移交元数据集。
5.1.3.20物理归档可采用在线或离线方式进行。
5.2.1.6本规范所称在线移交方式，是指通过建立于政务网的、符合
安全要求的在线交换平台向国家档案馆作归档电子文件物理归档的移交方式。
5.2.1.7在线交换平台应采取的安全保障措施包括虚拟专用网络（VPN）、防火墙、入侵检测、数字证书认证等。
3.61本规范所称离线移交方式，是指通过移动硬盘、CD-R、DVD-R、DVD+R等脱机存储介质向国家档案馆作归档电子文件物理归档的移交方
式。
3.62移交光盘的数据存储格式及光盘编号按DB36/TXXX-2007江
西省电子文件归档与存储光盘规范要求执行，移动硬盘参照执行。
3.63归档电子文件及其元数据应以提交信息包方式移交，必须对
提交信息包进行数字签名。参见5.2.1.8.3条。
3.64重要文件的草稿性电子文件也应装入提交信息包一同移交。
3.65非通用格式归档电子文件的专用软件、模板、算法等只需作
一次性物理归档。如果专用软件、模板、算法等被更新或升级，应再次向
国家档案馆移交。
3.66在线与离线移交的归档电子文件提交信息包应由电子文件
在线交换平台提供真实性、完整性、有效性与无病毒自动检测。
3.67归档电子文件的交接双方应履行交接手续，填写《归档电子
文件交接文据》。《归档电子文件交接文据》可以是电子版，也可以是纸
质文据。
3.68各级国家档案馆接收归档电子文件的提交信息包后，应按
DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范要求将其转换、封装为基于XML的档案信息包，实现归档电子文件的长期保存与海量存储。
5.40存储介质的整理
5.1.41本规范推荐的归档电子文件脱机存储与备份介质为CD-R、DVD+、RDVD-R。
5.1.42归档电子文件及其元数据的脱机光盘存储、光盘编号规则、光
盘数据结构、光盘介质的管理应严格按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范执行。
5.1.43立档单位根据归档电子文件积累数量的实际情况适时进行光
盘备份，文本类归档电子文件可一年制作一张光盘。
5.1.44各级国家档案馆应根据接收情况，及时脱机备份新接收进馆的归档电子文件及其元数据，备份对象包括同一份归档电子文件的原始格式
文件（含不同稿本）、标准存储格式文件、档案信息包、元数据等。
篇二：电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范
一、范围
在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
二、定义
电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。
三、电子文件的种类
管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：
1、按存储载体分，电子文件有三类：
（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；
（2）磁带文件；
（3）光盘文件。
2、按内容形式分，电子文件有八类：
（1）记载文字、符号和插图的文本文件；
（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；
（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；
（4）用音频设备获得的声音文件；
（5）用视频设备获得的影像文件；
（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；
（7）存放数据的数据库文件；
（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。
3、按生成形式分，电子文件有两类：
（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；
（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。
4、按属性分，电子文件有五类：
（1）普通文件；
（2）只读文件；
（3）隐含文件；
（4）加密文件；
（5）压缩文件。
四、电子文件的归档
电子文件形成公司应指定有关部门或人员负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管。电子文件归档工作应从三方面抓起：
1、归档前的鉴定
（1）鉴定电子文件的真实性、完整性和有效性
归档前应由电子文件的形成单位按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（2）确定电子文件的密级
密级划分确定工作按照国家关于纸质文件的密级规定办理，其中将有密级文件划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。
（3）确定电子文件的归档范围
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。其中机关团体参照《机关文件材料归档和不归档的范围》（国档发198727号）执行，企业参照《国有企业文件材料归档办法》（国档发20044号）执行，本专业系统有规定的执行本专业系统的规定。
（四）划分保管期限
电子文件保管期限的划分工作，按照国家、本行业、本系统或本单位有关纸质文件材料保管期限的规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限，一般应与内容信息的保管期限一致。
对于经过鉴定确认没有保存价值的电子文件，可以按照国家关于档案文件鉴定销毁的规定进行处理，其中属于保密范围的电子文件如存储在不可擦除的载体上，应连同载体一同销毁并在网络中彻底消除，不属于保密范围的电子文件可以进行逻辑删除。
二、电子文件归档前的技术条件检测
在进行电子文件归档工作时，应对相关的基本技术条件进行检测，检测内容包括：
（一）电子文件硬件环境的有效性；
（二）电子文件软件环境的有效性；
（三）信息记录格式的规范性与完备
性；
（四）有无病毒感染。
三、电子文件的归档
（一）归档的方式与时间
电子文件的归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档可以实时进行，物理归档一般按照纸质文件的规定定期进行。具体来说，电子文件归档的步骤方式如下：
1、实时进行的逻辑归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位臵而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。所以，逻辑归档就是电子文件的制发者将处理完毕的电子文件的管理权从网络上移交给档案部门的工作。由于逻辑归档是电子文件处理即完即归，所以也有人称其为“实时归档”、“即时归档”。
⑴凡是在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档，具体期限可根据一个单位的工作需要、电子文件数量等因素酌情确定。
⑵把带有归档标识的电子文件集中拷贝到耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套日常查阅使用，一套异地保存。
⑶凡是归档电子文件要选用耐久性好的优质载体，不用软磁盘作为永久、长期保存的电子文件的载体。国家标准推荐使用的电子文件载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。
⑹归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。
⑺将相应的电子文件机读目录、软件、说明材料等一同归档，并附上填写好的《归档电子文件登记表》。归档电子文件以盘为单位登记，格式如下页所示。
⑻对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的电子文件目录。
⑼电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
（二）电子文件归档前的整理
凡归档电子文件，应在归档前按本单位
的档案分类方案，进行系统分类整理。
篇三：电子文件归档与管理规范
体验咖啡文化
增添生活色彩
电子文件归档与电子档案管理规范
一、范围
本标准规定了在日常工作中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
二、定义
1电子文件
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
2电子档案
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
3逻辑归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
4物理归档
指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
三、总则
1电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
2电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。
3电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
4为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
5归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
四、电子文件的收集与积累
1收集范围
电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，还应包括相关的支持软件和数据等。
体验咖啡文化
增添生活色彩
2收集积累要求
1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
3）
在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
4）
用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
5）
用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
6）
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
7）
用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
8）
用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
9）
由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。
10）
通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。
11）
计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3收集、积累方法
1）及时接照要求制作电子文件备份。
2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
3）电子文件登记表应与电子文件同时保存。
4）电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。
5）电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。
6）电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
体验咖啡文化
增添生活色彩
五、电子文件的整理
1电子文件的整理,应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。
2电子文件应填写电子文件登记表，并制成机读目录。
3归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页。
六、电子文件的归档
应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。
1归档范围
电子文件的归档范围,应包括相应的支持软件和相关数据。
2归档时间
逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
3检测
在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
4归档前的鉴定
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
5归档要求
1)电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。
2)把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
3)本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。
4)存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。
5)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。
6)需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。
7)原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。
体验咖啡文化
增添生活色彩
8)在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。
七、电子档案的移交与保管
电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。
1检验
1）档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
2）检验项目
①载体有无划痕，是否清洁。
②有无病毒。
③核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。
④核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3）将检验结果填入电子档案接收检验登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。
2移交手续
验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
3保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
1）
归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。
2）
存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
4有效性保证
1）
每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
2）
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
3）
磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
4）
定期检验结果应填入
电子档案管理登记表。
5利用
1)电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
2)利用时使用拷贝件。
3)利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，要有稳妥的安全保密措施。
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4)利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
6电子档案的鉴定销毁
1）
电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
2）
非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
7统计
档案保管部门应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
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