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高校档案管理信息化的几点思考
档案管理信息化，就是在档案管理活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化科技手段和管理软件对档案信息资源进行管理、开发和提供利用，以实现档案信息资源的社会共享，提高档案利用率。随着计算机和信息技术的发展和广泛应用，高校档案管理信息化的时机也日趋成熟。
1、高校档案管理工作信息化的必然性
1.1高校档案信息化是高校管理现代化的必然要求。
档案信息化是高校档案管理工作发展的必由之路，是高校管理现代化的必然要求。为了提高工作效率，高校档案部门普遍使用计算机管理档案，这就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使以纸质为载体形式的档案信息对象转为数字化信息，通过数字化技术对档案进行存储、组织、管理与应用，大大提高了工作效率，成为高校管理信息化重要的一环。
1.2高校档案信息化是提高档案管理质量和水平的需要。
建立高校档案管理信息网络，可以提高档案管理工作的整体质量和水平。以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为手段，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小。信息化时代的到来，使高校档案管理工作随之进入了信息化建设的行列，走好信息化道路，大力做好综合开发利用工作，为高校教学、科研、管理服务，是当前高校档案管理工作改革进程中的一项重要任务。
2、高校档案信息化管理的意义和作用
档案信息化建设不仅是档案管理工作适应高校体制改革、机构改革等一系列当代高校新情况、新局面的客观需要，同时也是实现高校档案管理工作持续、高效发展的客观需要，高校档案管理信息化建设成为高校档案管理工作发展的必然趋势，具有多种意义和作用。
2.1档案管理信息化是提高档案管理工作效率的需要。
随着信息量的大大增加，传统的高校档案工作的操作方式和服务手段已跟不上时代发展的步伐，不能适应档案管理发展的需要。检索效率低、检索资源缺乏等高校档案管理信息化建设较为滞后的表现，使得档案信息不能满足高校及社会对快速、精确、有效的信息的需求。通过档案信息化，对档案进行收集、储存、加工，可使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短，从而提高了信息管理的效率。因此，高校档案管理的信息化是提高管理效率所必须的。
2.2档案信息化是完善高校管理和服务功能的需要。
在传统的高校档案管理模式中，信息需求者检索信息的方式是极为复杂和繁琐的，传统的档案管理服务方式已远远不能满足人们的需求。高校档案信息化会极大的方便信息检索者，使其检索省时又省力。
2.3档案管理信息化是高校快速发展的需要。
随着科学技术日新月异的发展，高校管理和教学不断创新与变革，高校的档案管理工作已从一定程度上成为高校发展的制约因素。加快高校档案工作的信息化进程，使高校档案工作的信息化建设顺应潮流，适应时代发展的新要求，才能实现高校档案事业持续、高效的发展。高校档案信息化建设与档案工作的关系是一个内涵非常丰富的概念，它包括实现高校教育目标体系信息化，实现教育决策管理信息化，实现学校教育教学环境信息化，实现教育教学资源信息化，实现学习与课程、教学模式信息化，实现学校教育教学评价、管理信息化，实现师资培养、培训信息化，实现教研科研信息化。信息化建设与档案工作的关系非常密切。档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。信息化建设是知识经济时代主线。信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，这是档案工作改革的直接动力。信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，档案工作改革是信息化建设的必然要求。
3、档案信息化建设中存在的问题
3.1管理观念落后，开放意识与创新意识不足。
目前，档案部门仍然存在着为保管而保管，重保管轻利用的思想，存在着等、靠、要，安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念，还存在着你查我调等做法。对于档案工作者来说，必须适应时代的发展，改变过去那种重藏轻用的传统理念，掌握现代化的办公设备，并能有效地利用网络技术，提高档案利用率。
3.2档案管理技术手段落后。
当前，还有相当数量院校的档案管理仍沿用传统的档案管理手段，只是简单地将过去的卷，改为现在的件，并没有减轻工作人员的劳动强度，相反其他的程序一成不变，检索复杂，准确率低。有些院校只是简单地存储了一些检索使用的目录、学生的一些名册和校内的一些发文。档案管理的网络化、系统化还没有实现，至于实现网络资源共享还是一个梦想。
3.3档案管理缺乏计算机专业人才。
随着技术的不断进步，档案管理人员要不断地吸收新信息，利用新技术，如身份认定、智能检索、电子签章、操作跟踪、信息加密等，这就需要不断更新和开发软件。同时，还有电脑病毒横行、黑客的攻击以及网络技术不成熟导致的电子档案被他人窃取、伪造等，这些也无疑也是档案管理面临的新问题。一旦软件出现问题，只能求助于开发商，这就在很大程度上严重地制约了档案管理信息化建设的质量和速度。
3.4新时期档案管理面临着严重的经费问题。
档案信息走向数字化、网络化，管理服务的现代化，要求不断更新设备和技术。如专人专用的计算机、传真机、扫描仪、复印机及各种存储设备、干扰器、各类应用软件和杀毒软件等，随着各类产品的升级换代，已有的设备也必须不断地更新。在政府拨款极其有限的情况下，经费问题成为制约档案管理发展的又一因素。
4、改进高校档案管理信息化的建议
4.1解放思想，更新观念，制定切实可行的管理制度。
广泛运用计算机和网络技术，使档案管理向档案信息管理转变，从而最大限度地延长档案的寿命，最广泛、最快捷地提供档案信息，满足社会各界要求，这给高校档案工作者提出了更新、更高的要求，高校档案工作者必须解放思想。高校档案管理工作必须树立为整个社会服务的意识和分工协作、资源共享的新观念，提供和鼓励档案系统内外部分的相互信息交流与合作，逐步做到信息资源服务整体化，才能解决档案信息资源的分散性和利用者对档案信息需求的综合性矛盾以及满足各个行业、各种层次的利用需求。
4.2强化服务意识，依法治档。
高校档案管理工作是一项保管和提供档案为社会服务的工作，高校要能够紧紧围绕着为学校发展和学生成长服务这一主题来开展工作，传统的档案法规已不适应信息化下的档案工作，必须根据工作的需要和电子档案的特点，制定完善的、符合电子档案法律法规制度，使档案信息化建设依靠有关法律、政策，构筑思想和技术的防护栏。要确保信息化档案资料的安全与保密，彻底解决电子文件归档管理办法、电子档案科学保管方法、远程利用技术方法、电子档案原始凭证作用等突出问题，就必须依法治档。
4.3建立多元的人才培养机制。
档案管理者必须是具有档案专业知识的复合型人才，其素质、知识、技能要多元化，既要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护学、中外档案史、图书馆学、情报学等档案专业知识，还要了解相关法律和规定，具备一定的外语水平，一定的文字水平和协调能力。档案信息化是新世纪档案事业发展的重要方向。同时，档案信息化是促进高校各项事业发展的重要保证。工作人员在原有的专业知识上努力学习科学知识，利用现有手段管理好档案信息收集、存储、检索、传递、分析、显示等环节，提高档案信息资源的开发利用程度。因此，档案部门必须制定规范，加大人才培养力度，建立多元的人才培养机制，将档案工作者培养成复合型人才。
结论
作为学校管理工作中的重要部分，档案管理是一个学校发展历史，人文精神、校园文化、科学素养养成的历史记载。档案信息化有效的整合了学校的历史资源，使这种资源以科学、便捷的方式迅速对外传输，扩大了学校的影响力，为提高学校的知名度起到传播的作用，因此受到广泛关注，档案信息化水平是衡量高校档案管理现代化程度的重要标志。档案部门充分利用先进的科学技术，使沉睡在档案架上的档案生命复苏，为学校的教学科研服务。档案馆要建立起一个结构合理，信息收集渠道畅通，运转灵活，管理科学，服务高效的档案管理服务模式，为学校的发展建设做出应有的贡献。
高校评估档案有效管理模式
一、高校评估档案的作用
档案工作是一项行政管理的基础工作，更是一项连接过去、现在和未来的重要工作。通过高校评估档案的有效利用，充分发挥学校档案信息资源丰富的优势，强化档案为教学、科研、管理服务的主动性，以服务促进管理，以管理完善服务，使学校档案管理工作迈上一个新的台阶，为学校新一轮的评估做好信息资源的储备。
二、现行高校评估档案管理存在的问题
(一)评估档案管理缺乏明确思路。
评估档案管理应对策略滞后，导致高校对评估档案缺乏明确的管理思路。高校在迎评中容易把精力集中在迎评材料的准备上，在迎评结束后容易把精力放在教学工作的整改提高上，评估档案或者被分割分散到不同部门、或者整体移至档案部门静态存档，或者无人问津，造成信息丢失、封闭和管理资金的浪费。即使评估档案被作为专题档案保管，也没有完全实现评估档案的规范化、制度化管理，对评估档案的管理只是权益之计。
(二)评估档案前端控制缺乏制度规范。
档案管理制度不能与时俱进，导致评估档案形成缺乏前端控制。高校在整理迎评材料的过程中，一部分材料可以利用原有学校档案，但仍有一部分材料应该在学校日常管理中形成却没有形成，甚至没有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是学校日常工作本身不到位，另一方面是工作人员档案形成和管理意识薄弱，而产生这两种现象的原因之一是，学校没有根据评估的深入开展对档案管理制度进行修订、完善，使评估档案的形成过程缺乏制度的规范和制约。
(三)评估档案形成过程缺乏科学管理。
档案管理过程出现空白点，导致评估档案形成不规范。评估过程档案产生于学校接受评估的全过程，在此期间学校往往把更大的精力投入到迎评档案的准备上，而忽视了对评估过程档案的产生和管理过程的控制。
三、高校评估档案有效管理模式
(一)校院结合评估档案管理体系的完善。
绝大多数评估档案来自各职能部门和教学单位、教辅机构等基层部门，目前部分高校虽然已建立起校院两级管理体系，但在落实上往往出现上紧下松、前紧后松的状况，因此应该完善二级档案管理体系。
首先，健全校院二级档案工作网络体系，学校一级的档案馆或档案室由校长或校长办公室直接领导，各部门均建立档案室，设立兼职档案员，由学校统一领导。同时，必须打破现有的单向流动体系，不仅各部门的档案室要指向学校档案部门，而且学校档案部门要及时通过考核、自评等方式及时了解部门归档情况和达标程度。对于评估非常重要的档案，应建立评估指标档案任务下达机制和完成责任制。应赋予学校档案部门在临时迎评机构成立前的档案任务分配和指导职权，这样有利于评估档案在形成过程中就能全面地反映本科教学工作实践，成为良好的评估档案信息源。
其次，在二级档案部门内部，实行三级档案层级管理体制，与学校一级档案部门的指导相结合。授予二级档案部门对教研室、实验室等三级档案部门的监督指导职能，同时学校档案部门对三级档案部门进行直接业务指导。这种做法，在一定程度上会造成时间、精力上的消耗，但这种直接的业务指导对于促进评估档案管理的规范性、及时性具有重要意义。
再次，在现有基础上规范二级档案的管理。强化校院二级网络体系的职能和作用，使评档案在基层业务单位的产生和运动过程形成稳定的流向。除按规定定期向学校档案部门移交档案材料之外，院级档案部门也负有保存部分档案材料的职责，学校必须明确其归档内容、范围和要求。
1、以教学质量考评为契机，不断完善评估档案管理。
在教学质量考评动力作用下，绝大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度，显示出集中人力、物力和时间全面推进档案建设的热情和解决档案工作问题的决心。高校档案部门要以此为契机，加快解决现存问题，完善档案管理机制，提高管理效能。
2、完善制度，加强管理。
对评估档案的管理采取相对独立管理的方式，符合评估的内在需求。在评估过程中。评估主体和客体工作的核心就是评估指标体系，这一体系虽然随着评估的发展不断被修正、改进。但总体而言，评估指标体系已经形成了一套相对稳定的测评标准体系。坚持实行三纳入、四同步，即把档案工作纳入学校整体规划，列入领导议事日程;纳入教学、科研工作计划和规章制度;把文件材料的形成积累、整理、归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围;要求布置、检查、总结、验收各项工作与布置、检查、总结、验收档案工作同步。
根据《中华人民共和国档案法》和《关于普通高等学校档案管理办法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的规章制度，全面规范了档案工作管理体制、档案工作业务建设、档案信息开发利用等各个方面。
四、结论
评估档案正在逐渐成为高校档案的重要组成部分，实现评估档案的科学管理，有利于学校提高管理水平，增强综合实力，从而推进高等教育的发展，使广大师生从中受益，因而对其管理模式的探索意义重大。只有对评估档案的形成进行制度化、规范化管理，纳入日常工作流程，才能真正实现评估档案的科学管理。
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