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论档案管理人员的终身学习与信息素养
当前，人类社会正经历着从生活方式到学习方式多维度多层次的历史性变革。无论个人或者组织，只有具备竞争力，才不致为时代的洪流所淹没。而树立终身学习的理念、培养信息素养正是现代社会提升个人与组织竞争力的良方妙药。
随着以多媒体技术、网络信息技术为代表的现代通信技术在档案管理工作中的广泛应用，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求。档案管理人员是档案资料的管理者，同时也是档案知识的探索者，在当前背景下，如何增强自身的工作能力，提升档案管理工作效能和服务品质显得十分重要。笔者认为，想要提升档案储存与应用管理的成效，档案管理人员必须要具备信息素养以及学习如何学习的能力。本文旨在探讨在网络信息环境下，为适应社会变化及知识经济时代的要求，提出了培养档案管理人员终身学习与信息素养的重要性。
一、终身学习的内涵
网络化社会，信息技术的发展十分迅速，使得社会生活的信息化程度也越来越高。信息量的爆炸式增长，信息技术更新频率的增高，使得人们原有的知识和技能，已经远远不能满足现实的需要。树立终身学习的理念，不断的充实新知识，提高工作者的专业技能，能更好的适应时代的发展。
所谓终身学习，包括两个方面的概念，即终身的与全面的学习。它指个人在其生活的生活环境中，所参加的一切有意义的学习活动，这种活动包括正规学习、非正规学习以及非正式学习。终身学习意味着学习活动的过程，不是开始或者结束于个人参与正规学校教育的时间，而是终身的过程。个人的学习活动，自学龄前的阶段算起，在学校教育结束之后，仍将持续下去，直到生命的终结。终身学习强调学习活动贯穿人生全过程，目的在于增进个人的知识，技能与能力，进而提升个人生涯发展、生活适应以及创新应变的能力，并最终促进社会的进步与国家发展。
1994年，首届世界终身学习会议在罗马举行，终身学习作为一个极其重要的教育概念而在全世界范围内广泛传播。21世纪国际教育委员会在向联和国教科文组织提交的报告中提出的学习社会的四大支柱(学会追求知识;学会做事;学会做人;学会与人相处)，是在新竞争环境下生存应具备的重要能力。
二、信息素养的含义
通常情况下，信息素养包括信息意识、信息知识、信息技术应用、自我学习能力，是信息社会中提出的一个重要概念。它最早是由美国的信息产业协会主席保罗泽考斯基于1974年提出的，它主要是指个人能有效利用各种资源，以查找、获取、评估、整合、运用信息的能力，是现代人扩充学习领域，增进新知识的基本要求。
根据美国的图书馆联合协会和教育传播联合协会联合制定的九大信息素养标准，信息素养的具体内容主要包括：①能够有效地、高效地获取信息;②能够熟练地、批判地来评价信息;③能够准确、创造性地来使用信息;④能够独立学习，并能探求与个人兴趣有关的信息;⑤能够独立学习，并能欣赏作品以及其他对信息进行创造性表达的内容;⑥能够独立学习，并能努力在信息的查询以及知识创新中做到最好;⑦能够学习对社会有积极贡献，并能认识到信息对社会民主化的重要性;⑧能够学习对社会有积极贡献，并能践行与信息以及信息技术相关的、符合伦理道德的行为;⑨能够学习对社会有积极贡献，并能积极参与社会的活动、探求以及创建信息。
三、终身学习与信息素养二者之间的关系
学习活动是个人不断求发展的过程，而终身学习是学习社会的基石。近几十年来，信息网络技术迅猛发展，许多产业面临前所未有的冲击，信息技术被视为改变工作、生活与学习的一项重要因素。个人若想谋求更大更好的发展，就必须进一步提升自我的知识水平。这就要求要培养终身学习与信息素养，让自己能将生活与学习相结合，体现人生即学习的理念。
终身学习与信息技术两者的关系密切，随着知识经济的兴起，社会环境的变化，信息技术普遍被社会所应用。终身学习涉及到信息素养，信息技术对于个人终身学习能力的发展是一项有效的媒介，并能提高个人的社会地位。信息技术激发了人们的学习活动，转变了其学习的方法、场所以及时间。此外，信息技术促使全球网络信息提供量的增加，而学习者可以随时随地使用资源，并能跨越国家的界线。个人若缺乏信息技术处理的素质，就会在激烈的社会竞争中处于不利地位。但是，信息技术毕竟只能说是一种获取信息的手段，重要的还得在于人本身的能力。所以，我们应培养个人的信息素养能力，学习使用现代技术，终身学习与信息素养密切相关。
四、培养档案管理人员终身学习理念与信息素养能力的重要性
在信息时代，档案管理信息化，首先在于将各项档案管理工作及工作流程再造，经过电脑处理，整合档案管理，使相关资料自动衍接;其次是将档案内容进行数字化储存，再将数字化的档案通过网络提供浏览应用，满足社会大众对档案知识的需求，从中发掘出具有参考价值的信息。而为了方便民众查询档案资料，有效应用档案信息，档案管理人员需要准备目录和索引等工具。档案资料的整编及网络上传、档案知识的探求、档案管理的电子化及系统化、档案储存的数字化等全在于档案管理人员的工作能力，因此，培养档案管理人员具备终身学习与信息素养有其必要，且刻不容缓。
五、档案管理人员应具备的终身学习与信息素养能力
在数字化的知识管理时代，档案管理必须依靠信息科技来简化繁乱且庞大的工作量及工作流程，强化档案管理的成效，促进其开放与运用，才能有效发挥档案的价值与功能。为此，应培养档案管理人员的终身学习与信息素养，以增强其档案管理的专业能力，主要包括：
⑴ 增强信息技术的应用能力，强化档案管理工作效率
在高度信息化的时代，档案管理人员必须意识到信息技术对提升工作品质的影响，利用电脑网络资源与同事相互学习，分享心得，经常阅读信息教育相关资料，以增进电脑操作技能及信息应用技巧，加强使用电脑、网络及多媒体技能的学习，学习如何利用信息技术手段来解决问题，强化自己的工作能力，提升自我的信息素养。
⑵ 创造知识及信息分享，积极持续学习，增强专业技能
通过知识信息分享平台、网络平台和研讨会，持续加强专业知识，发展专业技能，学习如何分享知识与发展创新的想法。身处在21世纪，传统档案管理人员如何增强应有的信息素养来胜任新挑战，已成为社会关注的焦点。面对这个既是机遇又是挑战的时刻，档案管理人员必须积极学习，强化专业能力以适应潮流，而信息素养无疑是重要的关键。
⑶ 善用信息资源，积极参加各种训练，掌握信息动脉，提高适应新环境的能力
信息技术的飞速发展，多媒体网络技术的应用，不仅对个人生活有影响，也对工作环境产生了巨大的变化。随着个人电脑的盛行，多媒体技术及网络信息技术的发展，人们的工作及学习方式发生了不少改变。社会急剧的变化，社会结构的改变，信息将影响人们生活在的各个层面，个人与外界的沟通与互动方式、工作环境、人际关系都江堰市跟传统社会显著不同，人与知识的关系也与以往不同。在这种情况下，社会的快速变化及多元化，使不断学习成为必要，而信息技术的进步，使不受时空限制的学习成为可能，所以除了培养基本素养之处，档案管理人员必须克服个人及时间因素，善用信息技术设备与网络资源，积极参加各种教育训练及研讨会，掌握信息动脉，具备判断、整理、组织以及应用信息的能力，提高适应新环境的应变能力。
⑷ 提升学习如何学习的能力
数字化经济时代，每个人为提升自身竞争力适应社会发展就必须树立终身学习的理念，而信息素养成为现代人终身学习必备的素养。在终身学习时代，具有掌握信息以及利用信息的能力，是持续终身学习的条件，信息素养水准会影响学习的速度与效果，档案管理人员应加强自身的学习能力，掌握在信息技术发达的年代终身学习所需的技能，不断学习，养成自我学习、独立批判思考和终身学习的习惯。档案管理是一项神圣的工作，它保存历史文化价值，身为档案管理的所有成员都必须要成为终身学习者，才能激发自我潜能，让整个档案管理的工作充满活力。
浅谈纸质档案数字化
目前，在我院档案中心的馆藏中占主要地位的仍是以纸张为载体的档案，为了适应信息化要求，提高档案的利用效率，将纸质档案数字化已是档案中心迫在眉睫的一项工作。纸质档案数字化不仅可以优化馆藏结构，实现档案资源的有效利用和共享，还可以节约存储空间，保护档案原件。
一、纸质档案数字化制作的必要性。
高质量的档案数据库是档案信息化应用的基础，档案数字化制作是档案数据库建设的必要手段。纸质档案数字化制作的必要性表现在以下几个方面：
(一)历史档案的抢救问题：我院档案中心有很多透明底图文件是十几年或几十年前的，这些档案由于经历时间较长、加上保管不当的原因，已经处于非常危险(字迹模糊、破碎)的状况，如不及时加以挽救，很可能造成档案彻底消失。
(二)档案移交后利用难的问题：通常各部门档案移交后，都保存在档案中心内，当需要查询用时，必须到档案室现场进行查阅，查询过程比较繁琐。
(三)档案管理利用难的问题：由于传统档案数量的庞大，传统档案查询工作被动性的现状，增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。
(四)传统档案利用局限的问题：一般存档的档案资料只有一份，一旦某人借走这份档案，其他人只有等待，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。
(五)传统档案的安全问题：每份档案都是有价值的资料，如果遇到自然或人为的灾害将造成无法挽回的损失。
针对上述问题，我认为有必要对传统纸质档案实施数字化制作。
二、纸质档案数字化是数字档案建设最基础的工作。
随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
三、纸质档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。
(一)提高经济效益
随着我院每年工程项目的增加，馆藏量越来越大。为了保证及时整编归档资料，唯有以增加办公人员和办公费用来解决这一难题，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，首先大大节省了占地空间;其次，将历史纸质档案数字化后，更是节省了人们的查阅时间。使用起来极为方便迅速，既方便了设计人员，又避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
(二)提高办公效率
纸质档案数字化，使得档案管理更为高效。资料能及时归档，并尽快提供利用。目前，我院有电子版的文件才能在电脑上实现检索、查询。但是一些历史档案，由于年代久远，检索起来，非常不便，只能翻查帐本、卡片，甚至要到库房逐件翻查;有时候为了找一份历史资料，要花上半天的时间，浪费设计人员大量精力。如果将历史纸质档案数字化，相信这样的局面不会出现。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，所有的查询工作，都可以在电脑上完成，大大缩短查询时间，提高工作效率。真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为无墙界档案，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
(三)增强档案原件保护
将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。以纸质透明底图为例，底图归档后，经常出现调晒的情况，而我院以卷放的形式保管底图，在调图的过程中，往往会人为地对底图造成不同程度的损害(将图纸从卷内抽出――晒图――再将图纸放入卷内，这一系列的过程，都是通过人工完成)。时间一长，这样的反复操作，就会导致图纸破损，不利于保护档案原件。纸质档案转为数字化电子档案后，这一系列的流程可以减免，在电脑上查找到电子图，再打印出来便可使用。
为迎接档案信息服务新环境的挑战，纸质档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，纸质档案数字化将大大提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，通过逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
