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浅析高校行政秘书人员应具备的信息素质
21世纪是知识经济的时代,高等教育开始趋于大众化、市场化、信息化,很多高校二级学院都配有自己专门的行政秘书,行政秘书主要负责做好各类行政文件、资料的收发转递工作。能够化繁为简、有条不紊、及时准确地收集和向有关领导提供相关信息,做好领导者的守门人是提高行政秘书工作效率的先决条件。反之,盲目的提供信息,不仅不容易引起领导的重视,不被领导采纳,而且增加了领导者的负担,转移了领导者的注意力,帮倒忙。因此,行政秘书要提高工作效率必须具备较高的信息素质,从而让学校的行政管理工作效率更高,决策失误更少。
一、高校行政秘书的信息素质的内涵
(一)信息意识
高校行政秘书的信息意识是指对工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。它具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力。简言之, 就是行政秘书对工作信息的敏感程度。如高校行政秘书的信息意识弱,对信息的理解狭隘,思想不开阔,对信息缺乏敏感性,不善于发现和捕捉利用信息,对信息的开发利用不够,就不能充分发挥信息在高校行政管理与工作中的作用,从而影响管理工作的水平和质量,降低工作效率。这样以来往往导致决策失误,从而造成管理工作混乱,乃至出现不可弥补的损失。
(二)信息能力
高校行政秘书的信息能力是指他们在从事工作的过程中所应具备的对各种信息的搜集、理解、分析和处理的能力。信息能力的高低取决于人的综合素质的高低,反过来行政秘书信息能力的提高也能够促进行政秘书综合素质的提高,能促使行政秘书快捷、准确、有效的利用和开发信息资源,高校行政秘书如能将信息能力与专业知识有机结合起来,就能更有效地履行自己的职能,发挥信息应有的作用与潜在的作用。
行政秘书的信息能力包括以下三个方面:一是计算机操作与有效利用网络资源自己解决问题的能力。二是数据处理能力。也就是能够对管理活动中的数据进行收集、整理及必要的加工,高校行政秘书工作面对的往往是不同的领导层面,因此信息的提供也具有层次性。高校行政秘书要在信息的收集、整理的基础上进行高质量的综合加工处理,然后再提供给各部门的领导。更为重要的是在信息传递上要严格做到传递层次的条理性,分清主次,分清轻重缓急,分清各类信息传递的先后次序。三是信息开发能力。包括就管理活动中的信息处理流程进行设计,结合管理业务对现有的信息系统功能的拓展和完善,对原始信息进行分析和相关处理,根据信息处理结果融入个人的思想和见解,并通过恰当的渠道将这些信息传递给他人。具有与他人进行交流、共享的能力。它集中地表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。
(三)信息知识
信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。高校行政秘书的信息知识是指对信息基本常识的了解,对高校行政秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素质的重要组成部分,信息知识的掌握程度,关系着行政秘书信息意识和信息能力的强弱。在国际化高校发展的大环境下高校行政秘书的信息知识应包括一定的外语和法规知识、信息文化知识、计算机和信息网络技术知识。
二、提高高校行政秘书人员信息素质的措施
在信息时代,在国际化高校发展的大局势下,在教育现代化的考验下,在我国高校其行政秘书缺少科班出身的情况下,提高行政秘书的信息素质显得尤为重要。
(一)加强信息素质的教育和培训
为提高行政秘书的信息素质、信息能力,高校要依托自身所具有的信息教育资源、图书情报系统、信息网络系统及雄厚的师资力量对行政秘书进行有计划、有组织、有重点地教育和培训。要有明确的培训目标,它不仅能够规范培训的内容和方法, 而且能引导培训对象按照这个目标自觉地去努力和追求。它主要包括以下几方面的内容: 一是能够多种途径广泛高效地获取大量的信息;二是能够根据工作的实际需要,对获取的信息分辨优劣,剔除冗余信息和不良信息,吸取有益信息,进行有效整合;三是能够创造性地使用各种信息;四是能够积极主动地去学习各种新科技、新知识;五是能够遵守一定的信息道德规范。
(二)构建良好的信息化环境
要创造一个良好的软硬件环境。信息素质的培养提高离不开一定的软硬件基本建设。高校应统筹规划,为秘书信息素质的培养提高提供必需的物资、器材和场所, 逐步改善秘书部门的办公自动化条件。同时, 硬件环境建设还包括提高信息技术设备的使用效率, 软件环境包括人才和技术支持。此外, 还要及时更新信息设备, 因为信息设备的更新换代非常快, 而新技术往往随着新设备的生产而开始进入社会生活, 如不及时更新, 就会落后时代的发展。
(三)建立健全科学的考核激励机制
把高校行政秘书人员的信息素质纳入其上岗资格考核和薪酬考核体系,并建立工作绩效与个人待遇相联系的考核激励机制,这是提高高校行政秘书人员信息素质的重要手段。要通过制定一套合乎信息社会要求的科学、公正、合理的绩效考核评价体系,做到赏罚分明,形成能者上,庸者让的良好氛围,以充分激励行政秘书,激发行政秘书的潜能,调动高校行政秘书的积极性、主动性和创造性,促使他们以崭新的面貌投入到工作中去,从而不断提高为领导服务的水平和工作效率。
三、结束语
高校行政秘书是高校信息化发展建设的一支重要力量,是高校信息化建设水平的主体。作为一名高校行政秘书,应努力提高自己各方面的素养,尤其是信息化素养,使自己能够对信息社会的各项挑战及工作中出现的各种问题应对自如,从而更好地为高校教育现代化做出自己的贡献。
参考文献:
[1]赵倩.论高校办公室秘书的信息素质程度[J].中医药大学学报(教育科学版),2004,(6).
[2]李萍.论高校行政秘书信息素养[J].高教研究.2006,(8).
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